Chronometraż pracy: jak zmierzyć czas pracy i wykorzystać wyniki

Chronometraż pracy to metoda ustalania czasu potrzebnego na wykonanie pracy na podstawie serii pomiarów. Wiarygodny wynik wymaga powtarzalnych czynności, porównywalnych warunków i odpowiedniej liczby obserwacji. Przy pracy przerywanej lub zmiennej lepszy obraz wykorzystania czasu mogą dać badanie MOS, obserwacja całego dnia albo autopomiar.

Przed decyzją o zwiększeniu obsady trzeba ustalić, jakie zadania obciążają stanowisko i co wpływa na czas ich wykonania. Sam raport z systemu może nie pokazywać czynności pomocniczych, oczekiwania ani poprawek. Z kolei pojedynczy pomiar stoperem może uchwycić wyjątkowo sprawny cykl lub przypadkowe zakłócenie. Poniżej opisano zastosowania chronometrażu, sposób przygotowania badania, zawartość karty i przykład wykorzystania wyników do zmiany organizacji pracy.

Co to jest chronometraż pracy?

Chronometraż ustala czas wykonania pracy w określonych warunkach technicznych i organizacyjnych na podstawie wielu pomiarów. Obserwuje się przebieg zadania, dzieli je na elementy i rejestruje czas każdego z nich. Dzięki temu można określić, ile trwa wykonanie czynności oraz co składa się na ten czas.

Metoda rozwijała się wraz z naukowym zarządzaniem Fredericka W. Taylora. W historii pomiaru i normowania pracy pojawiają się także Sanford E. Thompson oraz Charles Bedaux.

Wynik może być podstawą normatywu czasu, czyli czasu przyjętego dla zdefiniowanego zadania wykonywanego ustaloną metodą. Średnia z odczytów nie jest jednak automatycznie gotową normą. Trzeba uwzględnić warunki wykonywania pracy, a przy normowaniu także ocenę tempa i odpowiednie czasy uzupełniające, między innymi na odpoczynek i potrzeby osobiste.

Opis zadania powinien być wystarczająco dokładny, by kolejny pomiar dotyczył tej samej pracy. Czas pobrania materiału z pojemnika obok stanowiska nie będzie porównywalny z czasem jego przyniesienia z magazynu. Bez zapisu tej różnicy średnia ukryje problem organizacyjny.

Do czego służy chronometraż w firmie?

Chronometraż wspiera normowanie, planowanie obsady, usprawnianie procesu i weryfikację danych o czasie pracy.

Przy normowaniu pomaga ustalić czas zadania wykonywanego określoną metodą. Taki punkt odniesienia można wykorzystać do planowania pracy i porównywania wariantów organizacji stanowiska.

Przy wyliczaniu obsady czasy czynności zestawia się z ich częstotliwością, wolumenem i dostępnością pracowników. Pozwala to ocenić obciążenie stanowiska oraz sprawdzić, czy zadania da się wykonać w dostępnych oknach czasowych. Przykład takiego zastosowania opisano dalej na podstawie projektu wtryskarni.

W analizie procesu rozdziela się czynności podstawowe, związane z wykonaniem zadania, i pomocnicze, które umożliwiają jego realizację. Czynność pomocnicza nie jest z definicji marnotrawstwem. Jej zasadność ocenia się w kontekście procesu.

Pomiar pozwala też sprawdzić czasy zapisane w ERP lub ustalone innymi metodami. Rozbieżność wymaga wyjaśnienia: system może rejestrować inne zdarzenie niż to, które obserwuje osoba prowadząca badanie.

Jakie są metody pomiaru czasu pracy?

Chronometraż jest jedną z kilku metod pomiaru pracy. Wybór zależy od powtarzalności zadań, liczby badanych osób i decyzji, którą mają wesprzeć wyniki.

Sigla Consulting wykorzystuje aplikację Vasco do wspierania badania MOS i pomiaru pracy, w tym autopomiaru. Narzędzie pomaga zbierać dane i sprawdzać ich kompletność.

Metody można łączyć. Obserwacja całego dnia może ujawnić częste powroty do dokumentów, a chronometraż określić czas konkretnej poprawki. Dane systemowe pokażą następnie, jak często występuje ona w większej liczbie spraw. Przy każdym źródle trzeba sprawdzić, co faktycznie mierzy: czas między rejestracją a zamknięciem zgłoszenia obejmuje również oczekiwanie i nie oznacza czasu aktywnej pracy nad zgłoszeniem.

Jakie są rodzaje chronometrażu?

Chronometraż może być ciągły, wyrywkowy lub cykliczny. Rodzaj dobiera się do przebiegu pracy i możliwości dokładnego rejestrowania jej elementów.

W chronometrażu ciągłym stoper pracuje przez cały obserwowany cykl. Na końcu każdego odcinka zapisuje się odczyt, a czas odcinka oblicza z różnicy kolejnych wskazań.

Chronometraż wyrywkowy obejmuje wybrane elementy pracy. Ich czas mierzy się osobno, gdy potrzebna jest odpowiedź dotycząca konkretnej czynności.

W chronometrażu cyklicznym mierzy się sumaryczne czasy grup kolejnych elementów. Odpowiednio dobrane grupy umożliwiają wyznaczenie czasów poszczególnych elementów z zależności między wynikami. Jest to przydatne przy czynnościach zbyt krótkich, by wygodnie mierzyć je pojedynczo; wymaga ustalonej kolejności pracy.

Jak zrobić chronometraż pracy krok po kroku?

Chronometraż obejmuje trzy etapy: przygotowanie, obserwację z pomiarem czasu oraz opracowanie wyników. Przed rozpoczęciem badania trzeba określić, do jakiej decyzji wynik zostanie wykorzystany.

Etap 1: przygotowanie

1. Ustalenie celu. Pomiar może służyć wyznaczeniu normy czasu, ocenie obsady albo porównaniu wariantów podziału pracy. Cel określa zakres potrzebnych danych.
2. Wybór stanowiska i pracownika. Badanie powinno obejmować typowe warunki oraz osobę znającą zadanie. Przy wyznaczaniu normy metoda pracy musi być ustalona, a stanowisko prawidłowo zorganizowane. Pomiar wadliwego układu może być przydatny w diagnozie, ale nie powinien utrwalać go jako standardu.
3. Wyjaśnienie celu uczestnikom. Trzeba omówić zakres obserwacji, sposób zapisu danych i planowane wykorzystanie wyników. Pozwala to ograniczyć domysły dotyczące badania.
4. Podział zadania na odcinki przebiegu. Każdy element pracy powinien mieć rozpoznawalny początek i koniec. Należy oznaczyć czynności podstawowe i pomocnicze oraz oddzielić pracę ręczną od czasu działania maszyny.

Etap 2: obserwacja i pomiar czasu

1. Rejestrowanie kolejnych odcinków. Obok czasu zapisuje się zakłócenia, zmiany warunków i zdarzenia spoza zwykłego cyklu. Odczyt bez opisu przyczyny wydłużenia pracy może prowadzić do błędnej interpretacji. Jeżeli występują różne produkty lub warianty zadania, należy je oznaczać od początku. Pozwala to ustalić, czy większy rozrzut wynika z przypadkowych wahań, czy z porównywania różnych prac.
2. Ocena tempa pracy, jeżeli celem jest normowanie. Przyjęta metoda oceny odnosi obserwowane tempo do tempa normalnego, które wprawiony pracownik może utrzymać bez nadmiernego wysiłku. Wymaga przygotowania obserwatora; nie jest swobodnym korygowaniem niewygodnych wyników.
3. Ustalenie potrzebnej liczby pomiarów. W podejściu statystycznym punktem wyjścia są odczyty wstępne. Liczbę obserwacji dobiera się do rozrzutu wyników, przyjętego poziomu ufności i dopuszczalnego błędu. Zbieranie danych kończy się po spełnieniu przyjętego kryterium dokładności oszacowania.

Etap 3: opracowanie wyników

1. Oddzielenie obserwacji zakłóconych z opisem przyczyny. Nie usuwa się odczytu wyłącznie dlatego, że jest długi. Powtarzające się zakłócenie może być częścią rzeczywistego obciążenia i wymaga osobnej analizy.
2. Wyznaczenie czasów odcinków i całej pracy. Przy normowaniu stosuje się uzgodnioną ocenę tempa oraz odpowiednie czasy uzupełniające. W analizie obsady trzeba uwzględnić również częstotliwość zadań i czynności wykonywane poza każdym cyklem.
3. Porównanie z danymi systemowymi. Przed oceną rozbieżności należy uzgodnić początek i koniec pomiaru, jednostkę wyniku oraz warunki, których dotyczy porównanie.

Co powinna zawierać karta chronometrażu?

Karta chronometrażu powinna umożliwiać odtworzenie warunków badania, przebiegu pracy i sposobu obliczenia wyniku. Sam zestaw czasów nie wystarczy do późniejszego wykorzystania pomiaru.

Potrzebne są następujące pola:

• stanowisko, data i godzina, obserwator, oznaczenie pracownika, jego doświadczenie na stanowisku oraz cel pomiaru;
• opis metody pracy i warunków, na przykład liczba pracujących maszyn;
• odcinki przebiegu z punktami początku i końca oraz kategorią czynności;
• kolejne odczyty dla każdego odcinka i jednostka czasu;
• ocena tempa pracy, jeśli jest stosowana, wraz z oznaczeniem przyjętej skali;
• zakłócenia, uwagi i przyczyny wydzielenia obserwacji;
• wynik dla odcinka i całej pracy oraz liczba wykorzystanych pomiarów.

Wzór karty chronometrażu porządkuje zapis tych informacji. Przed pierwszą obserwacją trzeba dopasować odcinki do stanowiska i sprawdzić, czy ich granice są jednoznaczne. Formularz wspiera rejestrację danych; interpretacja wyników i ustalenie normy wymagają odrębnego opracowania. W zapisie trzeba zachować powiązanie wyniku z konkretnym wariantem pracy. Jeśli zmienia się liczba maszyn, rodzaj materiału albo zakres czynności, warunki należy oznaczyć, aby nie połączyć ich później w jedną średnią.

Pobierz wzór karty chronometrażu

Jak chronometraż wygląda w praktyce?

W projekcie Sigli u producenta komponentów z tworzyw sztucznych chronometraż posłużył do wyliczenia obciążenia operatorów i oceny potrzebnej obsady alejki produkcyjnej.

Liczba operatorów oraz podział zadań nie wynikały z czasów cyklu, konfiguracji maszyn ani pracochłonności czynności pomocniczych. Operatorzy zajmowali się również dostarczaniem materiałów i opakowań, odbiorem wyrobów oraz obsługą palet. Zadania logistyczne wymagały odchodzenia od maszyn.

Przeprowadzono chronometraże poszczególnych czynności. Na ich podstawie przygotowano model obciążenia operatorów i pracownika mikrologistyki, uwzględniający liczbę pracujących maszyn, czasy cyklu i zakres zadań. Model pozwalał sprawdzić różne warianty podziału pracy i ocenić wykonalność wydzielonej roli logistycznej.

Przy takiej analizie potrzebne jest rozróżnienie czasu pracy maszyny i czasu zaangażowania operatora. Maszyna może realizować cykl, gdy operator wykonuje inne zadanie. Znaczenie ma więc zarówno łączna pracochłonność, jak i moment, w którym poszczególne stanowiska wymagają obsługi. Suma odczytów bez tego kontekstu nie wystarcza do ustalenia obsady.

Zweryfikowano też dane produkcyjne. System ERP wskazywał realizację planu na poziomie 84,1%. Po zestawieniu z kartami produkcyjnymi i bezpośrednimi pomiarami wynik skorygowano do 68,2%. Pokazało to, że decyzje o organizacji pracy wymagały również uporządkowania sposobu raportowania. Analiza objęła także przyczyny przestojów.

Nowy podział obowiązków przetestowano podczas dwumiesięcznego pilotażu na alejce z siedmioma wtryskarkami. Przejęcie zadań logistycznych przez mikrologistyka pozwoliło odzyskać 20% czasu operatorów na czynności związane bezpośrednio z obsługą maszyn. Zmiana nie wymagała nakładów kapitałowych.

Efekt dotyczył obszaru pilotażowego. Pomiar dostarczył danych do zaprojektowania podziału pracy, a test pokazał, czy rozwiązanie działa w warunkach produkcji. Skalowanie wymagało oceny kolejnych alejek, ich konfiguracji i obciążenia. Sam chronometraż nie przesądzał o wyniku zmiany ani o liczbie etatów w całym zakładzie.

Czy chronometraż sprawdza się w pracy biurowej?

W pracy biurowej chronometraż sprawdza się jako podstawa porównywalnych czasów tylko przy czynnościach powtarzalnych. Do oceny, na co zespół przeznacza czas, lepiej nadają się autopomiar albo badanie MOS.

Pomiar pojedynczej czynności jest przydatny przy rejestracji dokumentu, wprowadzaniu danych lub obsłudze standardowego zgłoszenia. Trzeba jednak porównywać zadania o podobnym zakresie. Sprawa kompletna i sprawa wymagająca wyjaśnień powinny być rozpatrywane jako odrębne warianty.

Przy pracy przerywanej i zależnej od innych osób czas wybranej czynności nie wyjaśni obciążenia całego dnia. Potrzebna jest informacja o przełączeniach między zadaniami, oczekiwaniu na akceptacje oraz powrotach do niedokończonych spraw. McKinsey w artykule o analizie operacji wewnętrznych zaleca łączenie danych z wiedzą pracowników i specjalistów procesu. Dane systemowe mają ograniczony zakres i wymagają interpretacji.

W ogólnopolskiej organizacji finansowej badanie wykorzystania czasu wykazało, że działania bezpośrednio sprzedażowe zajmowały mniej niż 5% czasu badanych osób pełniących role sprzedażowe. Znaczną część dnia zajmowały zadania obsługowe, administracyjne i zarządcze, w tym obsługa posprzedażowa, raportowanie, akceptacje i szkolenia. Pomiar uzupełniono wywiadami i analizą odpowiedzialności.

Wyniki stworzyły podstawę do przeglądu ról i zmiany podziału obowiązków. Takie wykorzystanie danych łączy pomiar z optymalizacją procesów biznesowych. Odzyskany czas można przeznaczyć na obsługę dodatkowego wolumenu albo zmniejszenie zaległości. O wyborze rozwiązania decyduje rozpoznana przyczyna obciążenia.

Jakie błędy psują wyniki chronometrażu?

Wyniki zniekształca liczba pomiarów dobrana bez sprawdzenia rozrzutu oraz obserwacja w nietypowych warunkach. Problemy powstają również wtedy, gdy zapisy nie pozwalają wyjaśnić różnic między cyklami.

• Z góry ustalona liczba odczytów i uśrednianie bez oceny zmienności. Średnia może łączyć różne warianty pracy. Najpierw trzeba sprawdzić, czy wyniki dotyczą porównywalnych warunków, a następnie ocenić dokładność oszacowania.
• Pomiar podczas nietypowej zmiany albo u osoby uczącej się zadania. Wynik może być przydatny do opisania tej sytuacji, ale nie powinien automatycznie stawać się punktem odniesienia dla zwykłej pracy.
• Rejestrowanie czasu bez zakłóceń i czynności pomocniczych. Pominięcie pobierania materiałów lub przygotowania dokumentów zaniża obraz obciążenia. Z kolei brak opisu oczekiwania utrudnia wskazanie przyczyny długiego cyklu.
• Badanie bez decyzji, którą ma wesprzeć. Raport powinien prowadzić do sprawdzenia konkretnego wariantu zmiany i ustalenia sposobu oceny jego efektu.
• Traktowanie pomiaru jako oceny ludzi. W badaniu organizacji pracy pomiar opisuje proces i obciążenie ról, a nie służy tworzeniu rankingów pracowników. Różnice trzeba wyjaśniać warunkami wykonywania zadań, ich zakresem i dostępnością narzędzi.

Najczęściej zadawane pytania o chronometraż

Czy o chronometrażu trzeba informować pracowników?

Przed badaniem należy wyjaśnić jego cel, zakres i sposób wykorzystania wyników. Obecność obserwatora może zmienić tempo pracy. Przy normowaniu ocenę tempa wykorzystuje się do odniesienia czasu czynności do tempa normalnego. Wymaga to przygotowanego obserwatora i przyjętej metody; nie gwarantuje usunięcia wszystkich zmian zachowania. Nietypowe warunki trzeba zapisać i rozważyć powtórzenie obserwacji.

Czym różni się chronometraż od fotografii dnia pracy?

Chronometraż obejmuje wielokrotne pomiary wybranej pracy i jej elementów. Fotografia dnia pracy rejestruje przebieg całej zmiany jednej osoby, wraz z wykonywanymi zadaniami, przerwami i oczekiwaniem. Podobny cel ma obserwacja ODIL. Chronometraż odpowiada przede wszystkim na pytanie o czas czynności, a zapis całego dnia pozwala zobaczyć jej miejsce w szerszej strukturze pracy.

Jakie narzędzia są potrzebne do chronometrażu?

Wystarczą stoper lub aplikacja do pomiaru czasu, karta chronometrażu i opis badanej pracy. Do weryfikacji przydają się dane operacyjne oraz zapisy z systemów. Narzędzie powinno umożliwiać zapis odcinków i zakłóceń. Przy badaniu struktury pracy zespołu można wykorzystać Vasco do MOS lub autopomiaru. Wybór aplikacji powinien wynikać z metody i zakresu badania.

Od jakiego pomiaru zacząć?

Punktem wyjścia jest decyzja, którą mają wesprzeć dane: ustalenie czasu czynności, ocena obciążenia czy zmiana podziału zadań. Jeśli chcesz ustalić, ile czasu naprawdę zajmuje praca w wybranym procesie i którą metodą to zmierzyć, porozmawiaj z Siglą. Umów bezpłatną konsultację.

Radosław Jeziorski

Partner Zarządzający, Sigla Consulting

Partner Zarządzający Sigla Consulting. Przez ponad 20 lat zarządzał sprzedażą, operacjami i transformacjami w sektorze finansowym. Dziś wspiera zarządy w diagnozowaniu źródeł nieefektywności i przekładaniu wniosków na konkretne zmiany w procesach.

ProcesyPoradniki lean