Szkolenia dla menedżerów
Szkolenie z zarządzania procesowego: jak zarządzać firmą przez procesy
Szkolenie z zarządzania procesowego to zamknięty warsztat, na którym kadra układa organizację wokół procesów przecinających działy: wyznacza granice procesu, właściciela i mierniki. Na wyjściu zostaje karta procesu i zasady ładu.
Zobacz zakres szkolenia →Odpowiadasz za proces przechodzący przez kilka obszarów
To szkolenie jest dla zarządów, dyrektorów operacyjnych, właścicieli procesów i osób prowadzących biuro procesów. Poszczególne działy mogą poprawnie realizować swoje zadania, a cały proces nadal mieć długi czas przejścia, powroty i niejasne odpowiedzialności.
Pracujemy na jednym Waszym procesie przecinającym granice organizacyjne: od zamówienia do wysyłki, od zgłoszenia do rozliczenia, od zapytania do umowy. Ten wybór robi różnicę, bo dopiero na styku działów widać, czego nie widać w raportach poszczególnych zespołów.
Zakres szkolenia
Czego uczymy na szkoleniu z zarządzania procesowego
Sześć modułów. Idą od tego, czym proces w firmie w ogóle jest, po sposób podejmowania decyzji o jego zmianie.
Architektura procesów
Firma zwykle ma kilkanaście procesów, a nie kilkaset. Uczymy je nazwać, wyznaczyć granice i pogrupować na główne, wspierające i zarządcze, żeby powstała mapa, którą da się objąć wzrokiem.
Właściciel procesu i mandat
Rola właściciela procesu nie znosi odpowiedzialności kierownika działu, tylko dokłada drugą oś. Pokazujemy, jak rozdzielić te dwie role i jakie decyzje właściciel musi móc podjąć samodzielnie.
Mierniki liczone od końca do końca
Suma dobrych wyników działów potrafi dać zły wynik dla klienta. Uczymy dobierać mierniki dla całego przebiegu: czas realizacji, terminowość, liczba spraw wracających do poprawy.
Opis procesu na właściwym poziomie
Dokumentacja zbyt szczegółowa dezaktualizuje się szybciej, niż powstaje. Uczymy opisywać proces tak, żeby dało się go utrzymać, i rozstrzygać, co należy do opisu, a co do instrukcji stanowiskowej.
Ład procesowy i przeglądy
Zarządzanie procesami zaczyna działać, gdy zmiana w procesie ma swój tryb. Ustawiamy zasady: kto zgłasza, kto zatwierdza, na jakiej podstawie i jak często przeglądamy wyniki procesu.
Dojrzałość i kolejność wdrażania
Wprowadzenie wszystkiego naraz kończy się dokumentacją bez pokrycia. Pomagamy ocenić punkt wyjścia i ustalić kolejność: co ma sens w pierwszym półroczu, a co dopiero przy kolejnym procesie.
Przebieg
Jak wygląda szkolenie
Ustalenie zakresu
Przed terminem rozmawiamy o tym, które procesy sprawiają najwięcej kłopotu i który z nich nadaje się na warsztat.
Wybór procesu
Wybieramy jeden proces przecinający kilka działów. Proces zamknięty w jednym zespole nie pokaże tego, o czym jest to szkolenie.
Granice i architektura
Grupa ustala, gdzie proces się zaczyna i kończy, co do niego należy, a co jest osobnym procesem, i jak wygląda na tle pozostałych.
Właściciel i mierniki
Uczestnicy przypisują rolę właściciela, opisują jego mandat i dobierają mierniki liczone dla całego przebiegu, nie dla etapów.
Ład i przeglądy
Powstają zasady zgłaszania i zatwierdzania zmian w procesie oraz rytm przeglądów wyników z podziałem ról.
Plan pierwszych kroków
Szkolenie kończy się kolejnością wdrażania: co uruchamiamy od razu, co wymaga decyzji zarządu, kto za co odpowiada.
Standardowo dwa dni warsztatowe dla grupy 8 do 14 osób, stacjonarnie lub online. Grupa powinna obejmować wszystkie działy, przez które przechodzi wybrany proces.
Efekt
Co zostaje po szkoleniu
Mapa procesów organizacji
Spis procesów firmy z wyznaczonymi granicami i przypisaniem do trzech grup, przygotowany przez kadrę i gotowy do uzgodnienia z zarządem.
Karta wybranego procesu
Granice, właściciel, zakres jego decyzji, wejścia i wyjścia oraz wskaźniki opisujące przebieg w całości, od wejścia po wynik dla klienta.
Zasady ładu procesowego
Tryb wprowadzania zmian: kto je zgłasza, kto zatwierdza i na jakiej podstawie, wraz z rytmem przeglądów i podziałem ról na tych spotkaniach.
Wspólny język: proces kontra dział
Kadra zaczyna rozdzielać wynik działu od wyniku procesu, co zmienia sposób rozmowy o opóźnieniach i o odpowiedzialności.
Który program wybrać
To szkolenie jest o organizacji firmy wokół procesów: kto odpowiada za przebieg przecinający działy, czym go mierzymy i w jakim trybie zmieniamy. Dotyczy poziomu zarządczego i struktury odpowiedzialności.
Jeśli chodzi o codzienne prowadzenie jednego obszaru, czyli przepływ, standard pracy i reagowanie na odchylenia, właściwsze jest szkolenie z Lean Management. Jeśli macie jeden proces do przeanalizowania i przeprojektowania, właściwsze jest szkolenie z optymalizacji procesów.
Chcesz uporządkować zarządzanie procesami w firmie?
Powiedz nam, który przebieg sprawia najwięcej kłopotu i przez ile działów przechodzi. Dobierzemy zakres, długość i formę szkolenia do tej sytuacji.
FAQ
Najczęstsze pytania o szkolenie z zarządzania procesowego
Czy można się zapisać indywidualnie?
Nie. Realizujemy wyłącznie szkolenia zamknięte dla jednej organizacji. Warsztat opiera się na procesie uczestników i wymaga obecności osób z różnych działów tej samej firmy, więc przy grupie otwartej straciłby sens. Jeśli chcesz przeszkolić kadrę, ustalamy zakres i termin indywidualnie.
Czym to się różni od szkolenia z Lean Management?
Poziomem, na którym pracujemy. Lean Management dotyczy prowadzenia jednego obszaru na co dzień: przepływu pracy, standardu i reagowania na odchylenia. To szkolenie dotyczy tego, jak firma jest zorganizowana wokół przebiegów przecinających działy: kto za nie odpowiada, czym je mierzymy i kto decyduje o ich zmianie. Pierwsze zmienia sposób pracy zespołu, drugie sposób podejmowania decyzji w organizacji.
Czym to się różni od szkolenia z optymalizacji procesów?
Tamto jest projektowe i kończy się przeprojektowanym przebiegiem jednego procesu. To szkolenie jest ustrojowe: kończy się rolami, miernikami i trybem podejmowania decyzji, które mają obowiązywać przy każdym kolejnym procesie. Firmy często robią oba, w tej kolejności: najpierw jeden proces jako dowód, potem zasady dla całości.
Czy potrzebujemy opisanych procesów, żeby zacząć?
Nie. Brak opisów bywa nawet lepszym punktem wyjścia niż dokumentacja sprzed kilku lat, do której nikt nie zagląda. Zaczynamy od nazwania procesów i wyznaczenia granic, a dopiero potem rozstrzygamy, co i na jakim poziomie szczegółowości warto opisać. Jeśli dokumentacja istnieje, sprawdzamy, ile z niej odpowiada dzisiejszej pracy.
Kto powinien wziąć udział w warsztacie?
Przedstawiciele każdego działu, który uczestniczy w wybranym przebiegu, oraz osoba z mandatem do przypisania roli właściciela procesu. Bez tej drugiej warsztat da dobrą analizę, ale role zostaną propozycją. Rekomendujemy 8 do 14 osób, bo przy większej grupie praca na jednym przebiegu przestaje być efektywna.
Czy to szkolenie ma sens w mniejszej firmie?
Tak, choć akcenty są inne. W mniejszej organizacji rzadziej powołuje się osobnych właścicieli procesów, częściej rozstrzyga się to w ramach istniejących ról. Sama logika zostaje ta sama: granice, odpowiedzialność, mierniki i tryb zmiany. Przy kilkunastu osobach cały warsztat bywa krótszy.
Ile trwa szkolenie i czy da się je skrócić?
Standardowo dwa dni warsztatowe. Pierwszy dzień to architektura, granice i rola właściciela, drugi mierniki, ład procesowy i kolejność wdrażania. Moduł jednodniowy jest możliwy, jeśli firma ma już wyznaczonych właścicieli i chodzi o mierniki oraz tryb przeglądów. Długość ustalamy po rozmowie o zakresie.
Czy uczestnicy dostają certyfikat?
Tak, każdy uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Ważniejszym efektem jest materiał, który zostaje w firmie: mapa procesów organizacji, karta wybranego procesu z granicami i miernikami oraz zasady ładu procesowego z podziałem ról. To do tego kadra wraca, kiedy przychodzi kolej na następny proces.
Powiązane usługi
Co robimy poza salą szkoleniową
Szkolenie działa najlepiej jako część szerszej zmiany. Poniżej ścieżki, które najczęściej łączą się z tym tematem.
Usługi doradcze
Wdrożenie zarządzania procesowego
Jeśli zasady mają zostać wprowadzone w całej organizacji, a nie tylko wypracowane na warsztacie.
Zobacz usługę →Audyty procesów
Jeśli najpierw chcecie wiedzieć, które przebiegi działają najgorzej i dlaczego.
Zobacz usługę →Zarządzanie danymi i KPI
Jeśli mierniki procesu trzeba dopiero zbudować, bo firma nie zbiera danych w użytecznej formie.
Zobacz usługę →