Mapowanie i zarządzanie architekturą procesów w organizacji.
Firmy rosną szybciej niż formalizują swój sposób pracy. Wiedza o procesach żyje w głowach ludzi i rozproszonych plikach. Trudno zarządzać odpowiedzialnościami, przygotować się do audytu, ocenić wpływ zmian lub znaleźć miejsca nieefektywności. Mapowanie procesów daje aktualny obraz tego jak organizacja naprawdę działa i otwiera drogę do optymalizacji, automatyzacji i świadomego zarządzania zmianą.
Kiedy to ma sens
- Firma rośnie szybciej niż formalizuje swój sposób pracy.
- Zbliża się audyt, wdrożenie ERP lub projekt automatyzacji.
- Każdy dział ma własną wersję procesów, więc nie ma spójnego obrazu.
- Zarządzanie ryzykiem nie jest powiązane z procesami.
Zaufali nam
Kiedy to ma sens
Rozpoznajesz te sytuacje?
Każda organizacja ma inny powód żeby zacząć. Wspólne jest jedno: brak jednego aktualnego obrazu tego, jak naprawdę działa.
Firma rośnie szybciej niż formalizuje sposób pracy.
Wiedza o procesach jest w działach i konkretnych osobach. Brakuje granic procesów, jasnych odpowiedzialności i punktu wyjścia do decyzji operacyjnych.
Zbliża się audyt, wdrożenie ERP lub automatyzacja.
ISO, compliance, NIS2, wdrożenie systemu ERP lub projekt AI w procesach. Każda z tych inicjatyw wymaga aktualnej dokumentacji procesowej jako punktu wyjścia.
Procesy są opisane, ale każdy dział ma własną wersję.
Dokumentacja istnieje w wielu miejscach i formatach. Trudno ocenić wpływ zmian, przypisać odpowiedzialności i utrzymać jednolity obraz w całej organizacji.
Zarządzanie ryzykiem nie jest powiązane z procesami.
Ryzyka są identyfikowane i oceniane bez odniesienia do tego, jak organizacja faktycznie działa. Procesy, ryzyka, kontrole i audyt funkcjonują osobno.
Jak pracujemy
Od pierwszego warsztatu do działającego repozytorium procesów.
Zdefiniowanie architektury procesów organizacji
Określamy strukturę procesów, poziomy agregacji i zasady modelowania. To fundament, bez którego repozytorium staje się archiwum diagramów.
Mapowanie procesów z właścicielami procesów
Warsztaty z zespołami operacyjnymi. Identyfikujemy procesy, opisujemy ich przebieg, definiujemy granice, odpowiedzialności i powiązania między obszarami.
Budowa modeli procesów w systemie ADONIS BPM
Zmapowane procesy trafiają do centralnego repozytorium w standardzie BPMN 2.0. Organizacja zyskuje aktualny obraz tego jak naprawdę działa.
Stopniowe rozszerzanie zakresu
Zaczynamy od jednego obszaru, rozszerzamy na kolejne. Zakres dostosowujemy do priorytetów organizacji i gotowości zespołów.
Budowa ról właścicieli procesów i zasad zarządzania zmianą
Projekt kończymy dopiero gdy organizacja ma właścicieli procesów i zasady zarządzania zmianą. Repozytorium musi żyć po naszym wyjściu.
Partnerstwo
Sigla Consulting jako Silver Partner BOC Group.
BOC Group jest producentem systemu ADONIS, jednego z najbardziej rozpoznawalnych systemów BPM w Europie. Sigla Consulting jest Srebrnym Partnerem BOC Group w Polsce.
Partnerstwo oznacza, że wdrożenia systemu ADONIS realizujemy z pełną znajomością narzędzia i metodyki. Używamy ADONIS do budowania architektury, tworzenia map i uruchamiania centralnego repozytorium wiedzy o sposobie działania organizacji.
Pracujemy projektowo: definiujemy architekturę, modelujemy procesy z zespołami klienta i budujemy repozytorium w systemie ADONIS. Po zakończeniu projektu klient przejmuje system i zarządza architekturą procesów samodzielnie, z własnym zespołem właścicieli procesów.
Klientowi nie sprzedajemy licencji. Dostarczamy projekt, którego efektem jest działające repozytorium procesów i organizacja, która potrafi je utrzymać i rozwijać.
BOC Group to austriacki producent oprogramowania BPM, działający od 1995 roku. System ADONIS jest używany przez ponad 1 500 klientów na świecie, od małych i średnich firm po przedsiębiorstwa z listy Fortune 500.
Efekty
Co organizacja zyskuje po projekcie.
Efekty mapowania procesów i wdrożenia repozytorium wykraczają poza samą dokumentację. Jeden aktualny model procesów zmienia to, jak organizacja zarządza, decyduje i reaguje na zmiany.
Jeden aktualny obraz tego, jak działa organizacja.
Procesy, role, odpowiedzialności i powiązania między obszarami w jednym miejscu, dostępne dla całej firmy.
Łatwiejsza identyfikacja nieefektywności i wąskich gardeł.
Aktualny model procesów pokazuje gdzie tracony jest czas, gdzie odpowiedzialności są niejasne i gdzie zmiany są najważniejsze.
Gotowość do audytu, compliance, zarządzania ryzykiem i wdrożeń systemowych.
Udokumentowane i zarządzane procesy jako punkt wyjścia do ISO, NIS2, modelu zarządzania ryzykiem, wdrożenia ERP lub projektu automatyzacji i AI.
Fundament do optymalizacji i automatyzacji procesów.
Zmapowane procesy to punkt wejścia do każdej kolejnej inicjatywy: Lean, AI w procesach, RPA lub transformacji operacyjnej.
Przykłady z praktyki
Trzy sytuacje, jedna potrzeba.
Trzy różne branże, trzy różne problemy. Ten sam punkt dojścia.
Przykład 1
Grupa kapitałowa z potrzebą zarządzania ryzykiem opartego na procesach.
Rosnąca skala działalności i wymogi regulacyjne (NIS2) wymagały powiązania procesów, ryzyk, kontroli i audytu w jedną logikę. Istniejące podejście do ryzyka było rozproszone i niepowiązane z procesami.
Zbudowaliśmy architekturę procesów grupy i repozytorium w systemie ADONIS. Procesy powiązano z ryzykami i kontrolami. Mapowanie ujawniło obszary nieefektywności i nakładające się odpowiedzialności między spółkami.
Jeden model procesów jako fundament zarządzania ryzykiem, compliance i audytu. Zidentyfikowane obszary do optymalizacji jako kolejny krok.
Przykład 2
Firma ubezpieczeniowa przygotowująca się do audytu ISO.
Zbliżający się audyt ISO wymagał aktualnej dokumentacji procesowej obejmującej procesy wewnętrzne organizacji oraz procesy realizowane na styku z Centrum Usług Wspólnych.
Zmapowaliśmy procesy wewnętrzne organizacji oraz procesy realizowane na styku z CUW. Zidentyfikowaliśmy miejsca, gdzie przebieg procesów generował zbędne kroki i niejasne odpowiedzialności.
Dokumentacja procesowa spełniająca wymagania audytu ISO. Lista obszarów do optymalizacji na styku organizacji i CUW.
Przykład 3
Dynamicznie rosnąca firma, której procesy nie nadążały za skalą operacji.
Wzrost liczby transakcji i kanałów sprzedaży zwiększył złożoność codziennego działania. Wiedza o procesach była rozproszona po działach i konkretnych osobach. Brakowało granic procesów i jasnych odpowiedzialności.
Zmapowaliśmy kluczowe procesy operacyjne i zbudowaliśmy strukturę procesów w systemie ADONIS. Mapowanie pokazało gdzie przepływ pracy na styku działów generuje opóźnienia i zbędne czynności.
Jednoznaczny obraz sposobu działania firmy, przypisane odpowiedzialności i zidentyfikowane obszary do optymalizacji.
Opinie klientów
Co mówią o nas partnerzy.
Współpraca z zespołem Sigla Consulting obejmowała szczegółową analizę procesów sprzedażowych i benchmarking rynkowy. Projekt został zrealizowany terminowo, z wysokim poziomem merytorycznym i pełnym profesjonalizmem.
Współpraca z Sigla Consulting pozwoliła nam realnie uporządkować obszar magazynowo-logistyczny. Zyskaliśmy przejrzystość procesów i większą kontrolę nad operacjami.
Kontakt
Porozmawiajmy o mapowaniu procesów w Twojej organizacji.
Pierwsza rozmowa trwa 30 minut. Opowiedz nam o swojej sytuacji, powiemy czy i jak możemy pomóc.
Pytania
Najczęstsze pytania.
Czym jest system BPM ADONIS?
Czy ADONIS to tylko narzędzie do rysowania diagramów?
Czy każda organizacja potrzebuje systemu BPM?
Czy ADONIS może wspierać wdrożenie ERP?
Czy potrzebujemy licencji ADONIS, żeby z wami pracować?
Jak długo trwa uruchomienie repozytorium procesów?
Powiązane usługi
Zobacz też.
Mapowanie procesów biznesowych
Szczegółowe mapowanie procesów operacyjnych jako samodzielna usługa, bez wdrożenia systemu BPM.
Dowiedz się więcej →Audyt procesów biznesowych
Diagnoza efektywności procesów i wskazanie obszarów wymagających zmiany.
Dowiedz się więcej →Optymalizacja procesów biznesowych
Usprawnienie procesów operacyjnych po ich zmapowaniu i zdiagnozowaniu.
Dowiedz się więcej →AI w procesach biznesowych
Zmapowane procesy jako punkt wyjścia do oceny potencjału AI i automatyzacji.
Dowiedz się więcej →