Audyty procesów · Finanse i księgowość
Audyt procesów finansowo-księgowych: gdzie powstają błędy i zbędna praca?
Sprawdzamy, które czynności, akceptacje i problemy z danymi powodują błędy, powroty dokumentów oraz wydłużają zamknięcie okresu. Wskazujemy, co można uprościć, uporządkować lub zautomatyzować.
Dla zarządów, dyrektorów finansowych i głównych księgowych, którzy chcą ograniczyć pracę ręczną, poprawić terminowość i przygotować procesy do większego wolumenu lub automatyzacji.
Umów konsultacjęCzym jest audyt procesów finansowo-księgowych?
Audyt procesów finansowo-księgowych, nazywany też audytem księgowości, to analiza sposobu realizacji procesów księgowych i finansowych, której celem jest wskazanie źródeł błędów, zbędnej pracy, opóźnień i problemów z kontrolą.
W praktyce taki przegląd procesów księgowych może obejmować obieg dokumentów, zobowiązania i należności, księgowania, uzgodnienia, płatności, zamknięcie okresu, raportowanie oraz współpracę księgowości z controllingiem i pozostałymi obszarami firmy. Nie jest to badanie sprawozdania finansowego ani audyt statutowy prowadzony przez biegłego rewidenta. Analizujemy sposób organizacji i realizacji procesów, a nie potwierdzamy prawidłowości sprawozdania finansowego.
Kiedy warto przeprowadzić audyt?
- Rośnie wolumen dokumentów i faktur, a zespół księgowości pracuje na granicy wydajności.
- Zamknięcie miesiąca jest długie, obciążające i wymaga nadgodzin.
- Dużo pracy ręcznej: przepisywanie, drukowanie oraz kontrola i uzgodnienia w arkuszach.
- Często pojawiają się korekty, powroty faktur, niezgodności i ponowne uzgodnienia.
- Raporty zarządcze powstają z opóźnieniem lub wymagają ręcznego łączenia danych z wielu źródeł.
- Planujesz wdrożenie systemu, OCR, RPA lub AI w księgowości i chcesz najpierw uporządkować proces.
- Podział odpowiedzialności między księgowość, controlling, zakupy i biznes jest niejasny.
- Brakuje mierników terminowości, jakości i pracochłonności procesów księgowych.
Zakres
Co analizujemy?
Zakres audytu procesów finansowo-księgowych dobieramy do problemu i decyzji, którą ma wesprzeć analiza.
Obieg dokumentów księgowych
Przyjęcie, rejestracja, akceptacje i archiwizacja dokumentów oraz udział pracy papierowej i ręcznej.
Obsługa faktur (zobowiązania i należności)
Weryfikacja, dekretacja, dopasowanie do zamówień i dostaw oraz korekty i powroty.
Księgowania, uzgodnienia i rozrachunki
Powtarzalne i ręczne księgowania, uzgadnianie kont, rozrachunki z kontrahentami oraz wyjaśnianie różnic.
Płatności i akceptacje
Przygotowanie płatności, zasady akceptacji, podział ról oraz rozwiązania ograniczające ryzyko pomyłek i nieautoryzowanych operacji.
Zamknięcie okresu
Przebieg i pracochłonność zamknięcia miesiąca, wąskie gardła oraz terminowość.
Raportowanie finansowe i zarządcze
Sposób przygotowania danych, uzgodnienia między księgowością a controllingiem, ręczne konsolidacje raportów oraz terminowość informacji potrzebnych zarządowi.
Dane, systemy i potencjał automatyzacji
System księgowy i ERP, integracje, ręczne przenoszenie danych oraz czynności możliwe do objęcia obiegiem elektronicznym, OCR, RPA, regułami walidacji lub AI, jeżeli ich wykorzystanie ma uzasadnienie procesowe i biznesowe.
Role, mierniki i współpraca
Podział odpowiedzialności między księgowość, controlling, zakupy, sprzedaż i pozostałe obszary oraz mierniki jakości, terminowości i pracochłonności procesów.
Rezultat
Co otrzymujesz?
Obraz rzeczywistego procesu finansowo-księgowego
Przebieg od dokumentu do księgowania i zamknięcia, z punktami oczekiwania i pracą ręczną.
Diagnoza źródeł błędów i pracochłonności
Korekty, powroty dokumentów, ręczne uzgodnienia i nadmiarowe akceptacje, uszeregowane według wpływu na czas i jakość.
Ocena zamknięcia okresu i raportowania
Gdzie powstają wąskie gardła i opóźnienia oraz co skraca i stabilizuje zamknięcie.
Ocena danych i gotowości do automatyzacji
Jakość źródeł danych, udział pracy ręcznej, możliwości integracji oraz obszary, w których automatyzacja jest uzasadniona.
Praktyczny plan zmian
Priorytety, działania, proponowani właściciele, mierniki, zależności i kolejność wdrożenia, z rozróżnieniem zmian organizacyjnych i systemowych.
Przebieg
Jak przebiega audyt procesów finansowo-księgowych?
Diagnozę opieramy na połączeniu danych systemowych z wywiadami, obserwacją pracy i mapowaniem procesu. Dzięki temu porównujemy deklarowany sposób działania z rzeczywistym przebiegiem procesu.
Ustalenie celu i zakresu
Jaką decyzję ma wesprzeć audyt, których procesów dotyczy oraz jakie dane są dostępne.
Analiza danych
Wolumeny dokumentów i faktur, błędy i powroty, terminowość oraz obciążenie zespołu.
Wywiady i obserwacja pracy
Jak realnie przebiega obieg dokumentów, księgowania, zamknięcie i raportowanie oraz gdzie powstaje praca ręczna.
Weryfikacja i mapowanie
Porównanie danych z rzeczywistym przebiegiem oraz mapa procesu z punktami błędów i akceptacji.
Analiza przyczyn
Ustalamy, dlaczego powstają błędy, powroty dokumentów, opóźnienia i praca ręczna oraz które problemy mają największy wpływ na proces.
Rekomendacje i decyzja o dalszych krokach
Przedstawiamy diagnozę, potencjał usprawnień i plan zmian oraz wspólnie ustalamy priorytety i sposób pomiaru efektów.
W razie potrzeby Sigla może wesprzeć organizację również w przygotowaniu i przeprowadzeniu wdrożenia.
Korzyści
Co zyskujesz?
Podstawę do ustalenia priorytetów
Wiesz, które problemy wymagają zmiany procesu, a które konfiguracji systemu lub poprawy jakości danych.
Realistyczny zakres automatyzacji
Możesz oddzielić czynności powtarzalne od wyjątków wymagających decyzji człowieka.
Lepsze przygotowanie do wzrostu wolumenu
Wiesz, gdzie obecny model pracy przestanie być wydolny i jakie zmiany wykonać wcześniej.
Wspólny obraz dla finansów i pozostałych obszarów
Łatwiej uzgodnić odpowiedzialność za dokumenty, dane, akceptacje i terminy.
Jak to wygląda w praktyce
Gdy niemal co siódmy dokument wymagał poprawy
Firma z branży zarządzania nieruchomościami obsługiwała bardzo duży wolumen dokumentów i faktur. Mimo wdrożonego robota do faktur zespół odczuwał, że pracy jest więcej, a błędy i powroty dokumentów obciążały proces.
Przeanalizowaliśmy obieg dokumentów i proces obsługi faktur od przyjęcia po księgowanie, dane z systemu za pełny rok oraz błędy i powroty. Zmapowaliśmy proces i punkty, w których powstają błędy i praca ręczna.
Blisko 14% dokumentów wracało do poprawy. Robot przejmował od 66 do 71% faktur, jednak sposób obsługi wyjątków i kontroli jego działania nadal wymagał istotnego zaangażowania zespołu. Najczęstszą przyczyną powrotów były braki lub błędy w numerach rachunków bankowych.
Organizacja otrzymała rekomendacje dotyczące uproszczenia obiegu dokumentów, obsługi wyjątków po automatyzacji oraz systemowego ograniczania najczęstszych przyczyn błędów.
Opinie
Co mówią klienci?
„Współpraca przebiegła bardzo profesjonalnie i pozwoliła spojrzeć na procesy zakupowe z nowej perspektywy. Konsultanci rzetelnie przeprowadzili analizę, a następnie przedstawili jasne i praktyczne rekomendacje.”
„Prace przeprowadzono w sposób uporządkowany, analityczny i praktyczny, z dobrym zrozumieniem realiów środowiska produkcyjnego i zorientowaniem na konkretne możliwości poprawy efektywności operacyjnej.”
„Współpraca z Sigla Consulting pozwoliła nam realnie uporządkować obszar magazynowo-logistyczny. Zyskaliśmy przejrzystość procesów i większą kontrolę nad operacjami.”
Ustalmy, które procesy warto przeanalizować w pierwszej kolejności
W krótkiej rozmowie ustalimy, jaki problem powinien wyjaśnić audyt i czy analiza powinna objąć całą księgowość, czy wybrany proces, na przykład obsługę faktur, płatności lub zamknięcie okresu.
FAQ
Najczęstsze pytania o audyt procesów finansowo-księgowych
Czym jest audyt procesów finansowo-księgowych?
Czym audyt procesów księgowych różni się od badania sprawozdania finansowego?
Czym audyt procesów księgowych różni się od audytu procesów zakupowych?
Czy audyt może objąć tylko wybrany proces, na przykład obsługę faktur?
Jakie dane są potrzebne do audytu procesów finansowo-księgowych?
Ile trwa audyt procesów finansowo-księgowych?
Jak bardzo audyt angażuje zespół księgowości?
Czym audyt różni się od optymalizacji i automatyzacji księgowości?
Pozostałe audyty w ofercie
Nie wiesz, który audyt będzie najlepszy?
Umów konsultację. Pomożemy ustalić, czego potrzebujesz: szybkiej diagnozy, pogłębionego audytu, mapowania czy audytu konkretnego obszaru.
Metody audytu
Szybka diagnoza organizacji: Helicopter View
Przekrojowy obraz najważniejszych problemów i obszarów wymagających dalszej analizy.
Poznaj metodę →Pogłębiona analiza wybranych procesów: ASO
Szczegółowa diagnoza procesów oparta na danych, obserwacjach, mapowaniu i pomiarach.
Poznaj metodę →Mapowanie procesów biznesowych
Mapy AS-IS i TO-BE pokazujące działania, role, decyzje i przekazania między obszarami.
Poznaj metodę →