Audyty procesów · Mapowanie procesów
Mapowanie procesów biznesowych: zobacz, jak naprawdę przebiega praca
Tworzymy mapy rzeczywistego przebiegu procesów, pokazujące działania, decyzje, role i przekazania między obszarami. Wskazujemy miejsca, w których powstają opóźnienia, błędy, zbędna praca i niejasne odpowiedzialności.
Dla menedżerów i właścicieli procesów, którzy chcą uporządkować sposób pracy przed optymalizacją, wdrożeniem ERP lub CRM, automatyzacją albo zmianą modelu organizacyjnego.
Umów konsultacjęCzym jest mapowanie procesów biznesowych?
Mapowanie procesów biznesowych to wspólne odtworzenie i analiza rzeczywistego przebiegu pracy, od zdarzenia rozpoczynającego proces do jego wyniku, z uwzględnieniem działań, decyzji, ról, danych, systemów oraz przekazań między obszarami. Jego efektem jest mapa procesu: wizualny zapis tego, jak praca przebiega naprawdę, a nie jak wynika z procedur i opisów stanowisk.
Nie chodzi wyłącznie o przygotowanie diagramu. Mapa powinna zostać zweryfikowana z osobami, które wykonują proces i nim zarządzają. Dopiero wtedy pozwala wskazać miejsca oczekiwania, powtórzenia, niejasne odpowiedzialności i różnice między procedurą a rzeczywistym sposobem pracy.
Mapowanie może być samodzielnym projektem lub elementem szerszego audytu. Jest szczególnie przydatne przed optymalizacją, wdrożeniem systemu, automatyzacją albo projektowaniem docelowego sposobu działania.
Kiedy warto mapować procesy?
Mapowanie procesów warto przeprowadzić, gdy:
- Proces przebiega przez kilka działów i nikt nie ma pełnego obrazu całości.
- Na punktach przekazania pracy powstają opóźnienia, błędy lub powtarzające się eskalacje.
- Rzeczywisty sposób pracy różni się od procedur i opisów stanowisk.
- Przygotowujesz wdrożenie ERP, CRM, workflow, automatyzacji lub rozwiązania AI.
- Role, decyzje i odpowiedzialności w procesie nie są jednoznaczne.
- Organizacja szybko rośnie i potrzebuje ujednolicić sposób realizacji pracy.
- Chcesz zaprojektować stan docelowy procesu i ustalić kolejność zmian.
Rezultat
Co otrzymujesz
Uzgodniona mapa procesu AS-IS
Rzeczywisty przebieg pracy, działania, decyzje, role, dane, systemy i przekazania między obszarami.
Analiza przebiegu procesu
Miejsca oczekiwania, zbędne kroki, powtórzenia, wyjątki, wąskie gardła oraz problemy w przepływie informacji.
Obraz ról i odpowiedzialności
Kto uczestniczy w poszczególnych etapach, gdzie odpowiedzialności się nakładają, a gdzie nie są jednoznacznie przypisane.
Mapa procesu TO-BE i plan zmian
Jeżeli zakres obejmuje stan docelowy, przygotowujemy mapę TO-BE oraz listę zmian, priorytetów, właścicieli i kolejnych kroków.
Dokumentacja, którą można rozwijać
Wypracowane mapy i uzgodnione ustalenia. Jeśli potrzebujesz centralnego repozytorium, przygotujemy modele w systemie BPM ADONIS wraz z zasadami aktualizacji.
Przebieg
Jak przebiega mapowanie procesów biznesowych?
Ustalenie celu i granic procesu
Co mapujemy, gdzie proces się zaczyna i kończy oraz jaką decyzję ma wesprzeć mapa.
Zebranie faktów
Dokumentacja, dane i procedury, wywiady, a gdy potrzebne, obserwacja rzeczywistego sposobu pracy.
Opracowanie mapy AS-IS
Wspólnie z uczestnikami procesu odtwarzamy działania, decyzje, role, przekazania, systemy i miejsca oczekiwania.
Walidacja i analiza
Weryfikujemy mapę z właścicielem procesu i zespołem. Wskazujemy problemy, straty i niespójności.
Projekt stanu docelowego
Jeżeli projekt obejmuje optymalizację, przygotowujemy mapę TO-BE oraz plan zmian z priorytetami i odpowiedzialnościami.
Metody
Jak dobieramy metodę mapowania?
Nie narzucamy jednej notacji. Dobieramy metodę do celu, poziomu szczegółowości i charakteru procesu.
VSM (Value Stream Mapping)
Pokazuje przepływ wartości, czas realizacji, oczekiwanie i zapasy pracy. Przydatny w procesach produkcyjnych, logistycznych i operacyjnych.
SIPOC
Pomaga określić granice procesu: dostawców, wejścia, główne etapy, wyjścia i odbiorców. Najczęściej na początku analizy.
Swimlane
Przebieg procesu z podziałem na role lub obszary. Ułatwia identyfikację przekazań, duplikacji i luk w odpowiedzialności.
Makigami
Szczegółowa analiza procesów administracyjnych, usługowych i informacyjnych. Zestawia działania, role, czas, dokumenty i problemy w jednym widoku.
BPMN
Formalna notacja procesowa do precyzyjnej dokumentacji, projektowania workflow oraz przygotowania wymagań do wdrożeń systemowych.
Partner technologiczny
Mapowanie procesów w systemie BPM ADONIS
Jeżeli potrzebujesz nie tylko map procesów, ale także uporządkowanej architektury i centralnego repozytorium, możemy zrealizować projekt w systemie ADONIS. Sigla Consulting jest Srebrnym Partnerem BOC Group, producenta systemu ADONIS. Wspieramy modelowanie procesów w standardzie BPMN 2.0, budowę architektury procesów oraz przygotowanie zasad zarządzania i aktualizacji repozytorium.
ADONIS nie jest obowiązkowym elementem każdego projektu. Rekomendujemy go wtedy, gdy mapy mają być regularnie aktualizowane, wykorzystywane przez wiele obszarów lub stanowić punkt odniesienia dla audytów, zarządzania ryzykiem, wdrożenia ERP albo automatyzacji.
Zobacz, jak pracujemy z systemem ADONIS →Korzyści
Co zyskujesz
Które przekazania i zasady zmienić
Gdzie proces zwalnia, wraca do wcześniejszych etapów albo wymaga dodatkowych uzgodnień oraz które przekazania uprościć lub usunąć.
Jak przypisać odpowiedzialność za proces
Kto powinien odpowiadać za wynik, decyzje i poszczególne etapy oraz gdzie trzeba rozdzielić albo połączyć obecne role.
Co powinno wejść do wymagań dla systemu
Które działania, decyzje, dane, wyjątki i kontrole odwzorować w ERP, CRM, workflow, automatyzacji albo rozwiązaniu AI.
Optymalizacja czy standaryzacja
Czy problem wynika z niejasnego opisu i różnych sposobów pracy, czy przebieg wymaga głębszego przeprojektowania i pomiaru.
W jakiej kolejności wdrażać zmiany
Które elementy uporządkować od razu, które zależą od zmian systemowych, a które najpierw sprawdzić w pilotażu.
Jak to wygląda w praktyce
Jak mapa obiegu dokumentów pokazała, że 42% z nich przechodziło przez cztery osoby lub więcej
Firma zarządzająca nieruchomościami obsługiwała duży wolumen dokumentów, ale nikt nie miał pełnego obrazu, którędy faktycznie przepływają i gdzie się zatrzymują.
Zmapowaliśmy rzeczywisty obieg dokumentów: ścieżki, przekazania między osobami i punkty oczekiwania.
Mapa pokazała, że 42% dokumentów przechodziło przez co najmniej cztery osoby. Po zestawieniu przebiegu procesu z czasem obsługi zidentyfikowaliśmy potencjał odpowiadający około 35 dniom roboczym rocznie w jednym z procesów, możliwy do odzyskania dzięki uproszczeniu i automatyzacji obiegu.
Organizacja otrzymała rzeczywisty obraz obiegu dokumentów oraz konkretne punkty, w których można było uprościć ścieżki, ograniczyć liczbę przekazań i skrócić czas realizacji.
Opinie
Co mówią klienci
„Prace przeprowadzono w sposób uporządkowany, analityczny i praktyczny, z dobrym zrozumieniem realiów środowiska produkcyjnego i zorientowaniem na konkretne możliwości poprawy efektywności operacyjnej.”
„Współpraca z Sigla Consulting pozwoliła nam realnie uporządkować obszar magazynowo-logistyczny. Zyskaliśmy przejrzystość procesów i większą kontrolę nad operacjami.”
„Współpraca przebiegła bardzo profesjonalnie i pozwoliła spojrzeć na procesy zakupowe z nowej perspektywy. Konsultanci rzetelnie przeprowadzili analizę, a następnie przedstawili jasne i praktyczne rekomendacje.”
Zobacz swój proces takim, jaki jest naprawdę
W krótkiej rozmowie ustalimy, który proces warto zmapować i jaki cel ma osiągnąć mapa: uporządkowanie pracy, przygotowanie do wdrożenia systemu czy projekt stanu docelowego.
FAQ
Najczęstsze pytania o mapowanie procesów
Czym jest mapa procesu?
Kiedy wystarczy mapowanie, a kiedy potrzebny jest pogłębiony audyt procesów?
Czy przygotowujecie mapy AS-IS i TO-BE?
Czy mapowanie procesów pomaga przed wdrożeniem ERP lub CRM?
Jak bardzo mapowanie angażuje pracowników?
Ile trwa mapowanie jednego procesu?
Jaką metodę mapowania wybieracie?
Czy mapy procesów zostają w organizacji i można je później aktualizować?
Pozostałe audyty w ofercie
Nie wiesz, który audyt będzie najlepszy?
Umów konsultację. Pomożemy ustalić, czego potrzebujesz: szybkiej diagnozy, pogłębionego audytu, pomiaru pracy czy audytu konkretnego obszaru.
Metody audytu
Szybka diagnoza organizacji: Helicopter View
Przekrojowa diagnoza organizacji w 2–4 tygodnie. Szybko wskazuje kluczowe problemy, ryzyka i obszary o największym potencjale poprawy.
Poznaj metodę →Pogłębiona analiza wybranych procesów: ASO
Szczegółowa analiza wybranych procesów lub grupy powiązanych procesów. Łączy dane, wywiady, obserwacje, mapowanie i pomiary, kończy się planem zmian.
Poznaj metodę →Pomiar pracy i wykorzystania zasobów
Wykorzystujemy badania MOS, ODIL i autopomiar, aby określić strukturę czasu pracy, obciążenie zespołów oraz udział działań tworzących wartość i strat.
Poznaj metodę →