Audyty procesów · Zakupy
Audyt procesów zakupowych: co ogranicza efektywność zakupów?
Sprawdzamy, gdzie w procesie zakupowym powstają dodatkowe koszty, rozdrobnienie zamówień, zbędna praca i problemy z kontrolą wydatków.
Dla zarządów, dyrektorów finansowych i szefów zakupów, którzy chcą ograniczyć koszty, uporządkować proces i lepiej wykorzystać potencjał funkcji zakupowej.
Umów konsultacjęCzym jest audyt procesów zakupowych?
Audyt procesów zakupowych to pogłębiona analiza rzeczywistego przebiegu zakupów, od zgłoszenia potrzeby i wyboru dostawcy po zamówienie, dostawę oraz zatwierdzenie dokumentów do rozliczenia. Pokazuje, gdzie firma ponosi dodatkowe koszty, traci czas lub kontrolę nad wydatkami.
Audyt zakupów obejmuje między innymi wydatki i kategorie zakupowe, bazę dostawców, ceny i warunki, zamówienia i akceptacje oraz dane i rolę zakupów w organizacji. Audyt wskazuje potencjał oszczędności i usprawnień oraz dostarcza podstawy do późniejszej optymalizacji procesu zakupowego.
Kiedy warto przeprowadzić audyt?
- Koszty zakupów rosną szybciej niż skala działalności, a przyczyny nie są jednoznaczne.
- Te same produkty lub usługi są kupowane w różnych jednostkach na odmiennych warunkach.
- Zamówienia są rozdrobnione, częste i niskowartościowe.
- Zakupy odbywają się poza uzgodnionym procesem, umowami lub bazą dostawców.
- Zespół zakupów poświęca większość czasu na administrację i obsługę zamówień.
- Proces od zgłoszenia potrzeby do zamówienia trwa zbyt długo.
- Dane o wydatkach, dostawcach i warunkach handlowych są rozproszone lub niespójne.
- Przygotowujesz centralizację zakupów, politykę zakupową, zarządzanie kategoriami albo zmianę systemu.
Zakres
Co analizujemy?
Zakres audytu procesów zakupowych dobieramy do problemu i decyzji, którą ma wesprzeć analiza.
Proces od zapotrzebowania do rozliczenia zamówienia
Przebieg od zgłoszenia potrzeby, przez wybór dostawcy, zamówienie i odbiór, po zatwierdzenie faktury, z punktami oczekiwania oraz obejściami procesu.
Wydatki i kategorie zakupowe
Struktura wydatków według kategorii, jednostek organizacyjnych, lokalizacji i dostawców oraz potencjał konsolidacji i standaryzacji.
Baza dostawców
Rozproszenie i koncentracja bazy, dublowanie dostawców, zależność od pojedynczych źródeł oraz potencjał konsolidacji lub dywersyfikacji.
Ceny, warunki i wykorzystanie umów
Ceny, warunki płatności, rabaty, poziom wykorzystania umów oraz różnice między jednostkami i dostawcami.
Realizacja umów i współpraca z dostawcami
Zgodność zakupów z uzgodnionymi warunkami, terminowość i jakość dostaw oraz sposób oceny dostawców.
Zamówienia i akceptacje
Częstotliwość i wartość zamówień, udział zamówień niskowartościowych, ścieżki akceptacji oraz zakupy poza uzgodnionym procesem, bez zamówienia, akceptacji lub poza umową.
Kontrola faktur
Dopasowanie zamówienia, dostawy i faktury, błędy i korekty oraz obciążenie zespołu zadaniami niezwiązanymi bezpośrednio z zakupami.
Dane i systemy zakupowe
Kompletność i spójność danych o dostawcach, indeksach i cenach oraz to, kto odpowiada za jakość tych danych.
Rola zakupów, KPI i zarządzanie
Zakres zadań operacyjnych i strategicznych, odpowiedzialność za kategorie i dostawców, sposób współpracy z biznesem oraz mierniki funkcji zakupowej.
Rezultat
Co otrzymujesz?
Obraz rzeczywistego procesu zakupowego
Przebieg od zapotrzebowania do rozliczenia zamówienia, z punktami oczekiwania, obejściami i zadaniami spoza zakupów.
Analiza danych o wydatkach i dostawcach
Struktura zakupów, koncentracja bazy oraz obszary wymagające dalszej konsolidacji, standaryzacji lub poprawy danych.
Diagnoza źródeł kosztów i potencjału usprawnień
Rozdrobnienie zamówień, różnice cenowe, zakupy poza umowami, błędy i nadmiarowe akceptacje, uszeregowane według wpływu na wynik i pracochłonność.
Ocena danych, ról i KPI zakupowych
Wiarygodność danych o wydatkach oraz to, czy rola i mierniki zakupów wspierają wynik.
Praktyczny plan zmian
Priorytety, działania, proponowani właściciele, mierniki, zależności i kolejność wdrożenia, z rozróżnieniem zmian organizacyjnych i systemowych.
Przebieg
Jak przebiega audyt procesów zakupowych?
Diagnozę opieramy na danych, a nie na deklaracjach: łączymy dane o wydatkach, zamówieniach i dostawcach z systemów, analizę faktur, wywiady oraz, gdy trzeba, pomiar pracy zespołu.
Ustalenie celu i zakresu
Jaką decyzję ma wesprzeć audyt, których kategorii i obszarów dotyczy oraz jakie dane są dostępne.
Analiza danych zakupowych
Wydatki, zamówienia, dostawcy i faktury z systemów, w podziale na kategorie, lokalizacje, jednostki organizacyjne lub centra kosztów.
Wywiady i analiza procesu
Jak realnie przebiegają zakupy oraz jak współpracują z biznesem i finansami.
Weryfikacja i pomiar
Porównanie danych z rzeczywistym przebiegiem, a w razie potrzeby pomiar pracy zespołu zakupów.
Ocena i źródła kosztów
Oceniamy źródła dodatkowych kosztów, opóźnień i pracochłonności oraz, tam gdzie pozwalają na to dane, szacujemy potencjał oszczędności.
Rekomendacje i decyzja o dalszych krokach
Przedstawiamy diagnozę, potencjał usprawnień i plan zmian oraz wspólnie ustalamy priorytety i sposób pomiaru efektów.
W razie potrzeby Sigla może wesprzeć organizację również w przygotowaniu i przeprowadzeniu wdrożenia.
Korzyści
Co zyskujesz?
Wiarygodny obraz wydatków i procesu zakupowego
Wiesz, jak rozkładają się wydatki i na co idzie czas zespołu.
Priorytety usprawnień
Widzisz, które obszary mają największy potencjał kosztowy i organizacyjny.
Podstawę do lepszych negocjacji i uporządkowania dostawców
Masz dane do rozmów z dostawcami i do decyzji o konsolidacji lub dywersyfikacji bazy.
Plan zmian organizacyjnych i systemowych
Wiesz, co poprawić w procesie i podziale ról, a gdzie potrzebna jest zmiana systemu lub automatyzacja.
Jak to wygląda w praktyce
Gdy na pracę z dostawcami pozostawało tylko 3,6% czasu zespołu
Duża firma usługowa z branży facility management. W pracy zespołu zakupów dominowała operacyjna obsługa zamówień. Brakowało czasu na zarządzanie kategoriami, planowanie zakupów i systematyczną pracę z dostawcami.
Połączyliśmy obserwację pracy, autopomiar i wywiady z analizą danych o zamówieniach, dostawcach i kategoriach. Dzięki temu mogliśmy porównać deklarowany sposób pracy z rzeczywistą strukturą czasu i wydatków.
Na kontakt z dostawcami zespół przeznaczał tylko 3,6% czasu. Opisywanie faktur, niezwiązane bezpośrednio z zarządzaniem zakupami, zajmowało około 89 godzin miesięcznie. Zamówienia były rozdrobnione: 39% składano częściej niż dwa razy w miesiącu, bez konsolidacji.
Organizacja otrzymała podstawę do przeniesienia części zadań administracyjnych, konsolidacji zamówień, uporządkowania bazy dostawców oraz wdrożenia polityki zakupowej i zarządzania kategoriami. Rekomendacje miały zwiększyć dostępność zespołu do pracy z dostawcami i przygotowania negocjacji.
Opinie
Co mówią klienci?
„Prace przeprowadzono w sposób uporządkowany, analityczny i praktyczny, z dobrym zrozumieniem realiów środowiska produkcyjnego i zorientowaniem na konkretne możliwości poprawy efektywności operacyjnej.”
„Współpraca przebiegła bardzo profesjonalnie i pozwoliła spojrzeć na procesy zakupowe z nowej perspektywy. Konsultanci rzetelnie przeprowadzili analizę, a następnie przedstawili jasne i praktyczne rekomendacje.”
„Współpraca z Sigla Consulting pozwoliła nam realnie uporządkować obszar magazynowo-logistyczny. Zyskaliśmy przejrzystość procesów i większą kontrolę nad operacjami.”
Sprawdź potencjał usprawnień w zakupach
W krótkiej rozmowie ustalimy, co powinien wyjaśnić audyt: strukturę wydatków, organizację procesu, bazę dostawców, warunki handlowe, obciążenie zespołu czy jakość danych zakupowych.
FAQ
Najczęstsze pytania o audyt procesów zakupowych
Czym jest audyt procesów zakupowych?
Czym audyt zakupów różni się od optymalizacji procesów zakupowych?
Czy audyt obejmuje analizę wydatków i bazę dostawców?
Czy audyt obejmuje ocenę dostawców i realizacji umów?
Czy audyt dotyczy procesu, czy oceny pracy kupców?
Czy audyt może objąć jedną kategorię zakupową lub wszystkie?
Ile trwa audyt procesów zakupowych?
Czym audyt procesu zakupowego różni się od audytu finansowo-księgowego?
Jak bardzo audyt angażuje zespół zakupów i finanse?
Co otrzymujemy po zakończeniu audytu?
Pozostałe audyty w ofercie
Nie wiesz, który audyt będzie najlepszy?
Umów konsultację. Pomożemy ustalić, czego potrzebujesz: szybkiej diagnozy, pogłębionego audytu, mapowania czy audytu konkretnego obszaru.
Metody audytu
Szybka diagnoza organizacji: Helicopter View
Przekrojowy obraz najważniejszych problemów i obszarów wymagających dalszej analizy.
Poznaj metodę →Pogłębiona analiza wybranych procesów: ASO
Szczegółowa diagnoza procesów oparta na danych, obserwacjach, mapowaniu i pomiarach.
Poznaj metodę →Mapowanie procesów biznesowych
Mapy AS-IS i TO-BE pokazujące działania, role, decyzje i przekazania między obszarami.
Poznaj metodę →