Akademia Zmiany SIGLA
Szkolenie z mapowania procesów biznesowych
Szkolenie z mapowania procesów biznesowych to warsztat, na którym zespół uczy się odtwarzać rzeczywisty przebieg pracy i zapisywać go tak, żeby dało się z niego wyciągnąć wnioski. Powstaje mapa jednego procesu.
Zobacz zakres szkolenia →Najpierw trzeba ustalić, jak proces rzeczywiście przebiega
W spółce brokerskiej przygotowującej się do wdrożenia systemu zaczęliśmy od odtworzenia procesów AS-IS w dziesięciu obszarach. Dopiero wspólna mapa pokazała przebieg, role i warianty, które system miał później obsłużyć, a z tej pracy wyszło 41 rekomendacji jeszcze przed startem wdrożenia. Na szkoleniu uczymy tego samego: jak zebrać wiarygodny obraz procesu i zweryfikować go z uczestnikami.
Szkolenie kierujemy do osób, które będą mapować procesy u siebie: analityków, właścicieli procesów, liderów zespołów, pracowników działów jakości i doskonalenia oraz zespołów przygotowujących wdrożenie systemu. Powody bywają różne: przygotowanie do wdrożenia ERP, CRM albo workflow, uporządkowanie odpowiedzialności, przygotowanie do optymalizacji, budowa dokumentacji procesowej.
Uczymy samej umiejętności, nie rysowania diagramów. Rzeczywisty przebieg odtwarzamy z kilku źródeł: rozmów z osobami wykonującymi pracę, obserwacji, dokumentacji i dostępnych danych. Wartość mapy bierze się z tego, czy pokazuje, jak praca przebiega naprawdę, razem z wariantami i wyjątkami.
Zakres szkolenia
Czego uczymy na szkoleniu z mapowania procesów
Sześć bloków. Idą w kolejności pracy analityka: od decyzji, czy mapa jest w ogóle potrzebna, po wnioski, które z niej wynikają.
Cel, granice i poziom mapowania
Zanim powstanie pierwszy symbol, ustalamy, po co mapa jest robiona, gdzie proces się zaczyna i kończy oraz jak szczegółowy ma być zapis. Inaczej mapuje się przed wdrożeniem systemu, inaczej dla uporządkowania ról.
Zbieranie rzeczywistego przebiegu
Uczymy korzystać z wywiadów, obserwacji, procedur, dokumentów i danych procesowych. Uczestnicy porównują źródła i wyłapują różnice między przebiegiem formalnym a rzeczywistym: warianty, wyjątki i kroki poza standardem.
Dobór metody i notacji
Nie ma jednej właściwej metody. Pokazujemy, kiedy sięgnąć po SIPOC, kiedy po Swimlane, kiedy po VSM, a kiedy po BPMN, i jak dobrać poziom szczegółowości do celu, dla którego mapa powstaje.
Role, decyzje, przekazania i warianty
Na mapie musi być widać, kto wykonuje krok, gdzie zapada decyzja i co dzieje się przy przekazaniu. To właśnie przy przekazaniach często pojawiają się oczekiwanie, powroty i niejasna odpowiedzialność.
Weryfikacja mapy z uczestnikami procesu
Dopóki mapa nie wróci do ludzi, którzy wykonują proces, pozostaje hipotezą. Uczymy prowadzić przegląd, wyłapywać warianty i rozstrzygać, które wyjątki trafiają na mapę, a które zostają w notatce.
Odczytanie mapy i wnioski
Mapa sama z siebie nie zmienia procesu. Uczymy odczytywać z niej oczekiwanie, powroty, duplikacje, zbędne przekazania i niejasne decyzje oraz przekazywać te obserwacje osobom, które podejmą decyzję.
Przebieg
Jak wygląda szkolenie
Wybór procesu
Przed terminem wybieramy proces obejmujący kilka kroków, ról albo punktów decyzyjnych, na którym da się przećwiczyć pełny cykl mapowania.
Przygotowanie do wywiadu
Uczestnicy układają pytania i ustalają, z kim trzeba porozmawiać, żeby odtworzyć przebieg bez zgadywania.
Zbieranie przebiegu
Grupa odtwarza proces krok po kroku i zapisuje go na bieżąco, ucząc się rozpoznawać, kiedy opis przechodzi na inny poziom szczegółowości.
Pierwsza wersja mapy
Powstaje mapa z rolami, decyzjami i przekazaniami. Uczestnicy sprawdzają na niej spójność poziomu i kompletność ścieżek.
Weryfikacja i warianty
Mapę konfrontujemy z wiedzą uczestników o wyjątkach: co dzieje się przy sprawie nietypowej, przy błędzie i przy pilnym zleceniu.
Wnioski i dalsza droga
Szkolenie kończy się listą obserwacji z mapy i rozstrzygnięciem, co wymaga decyzji, a co zespół poprawi sam.
Standardowo dwa dni warsztatowe dla grupy 8 do 14 osób. W grupie powinny znaleźć się osoby znające kolejne odcinki mapowanego procesu, inaczej część przebiegu zostanie odtworzona z drugiej ręki.
Efekt
Co zostaje po szkoleniu
Zweryfikowana mapa AS-IS wybranego procesu
Rzeczywisty przebieg pracy z rolami, decyzjami, przekazaniami i istotnymi wariantami, przygotowany przez uczestników i zweryfikowany z osobami znającymi proces.
Standard mapowania do wykorzystania dalej
Uzgodniony sposób określania granic procesu, poziomu szczegółowości oraz oznaczania ról, decyzji i wariantów, który zespół wykorzysta przy kolejnych mapach.
Lista obserwacji z mapy
Oczekiwanie, powroty, duplikacje i luki w odpowiedzialności odczytane z mapy, z rozdzieleniem na to, co zespół poprawi sam, i to, co wymaga decyzji.
Który program wybrać
To szkolenie uczy odtwarzać i zapisywać przebieg pracy. Kończy się mapą jednego procesu i umiejętnością, którą zespół zastosuje przy kolejnych.
Jeśli mapa ma być wstępem do przeprojektowania procesu, właściwsze jest szkolenie z optymalizacji procesów, gdzie mapowanie jest jednym z etapów, a nie tematem. Jeśli mapy mają objąć całą organizację i być utrzymywane w jednym miejscu, tematem jest zarządzanie procesowe. A jeśli mapę ma po prostu ktoś zrobić, zamiast uczyć tego zespół, to mapowanie procesów jako usługa.
Chcesz, żeby zespół sam umiał mapować procesy?
Powiedz nam, który proces chcecie zmapować i po co: przed usprawnieniem, przed wdrożeniem systemu czy dla uporządkowania odpowiedzialności. Dobierzemy zakres i formę warsztatu.
FAQ
Najczęstsze pytania o szkolenie z mapowania procesów
Czy można się zapisać indywidualnie?
Nie. Realizujemy wyłącznie szkolenia zamknięte dla jednej organizacji. Warsztat opiera się na procesie uczestników, a przy grupie z różnych firm nie da się mapować wspólnego przebiegu. Jeśli chcesz przeszkolić zespół, ustalamy zakres i termin indywidualnie.
W jakiej notacji i metodzie uczymy mapować?
Nie narzucamy jednej metody, dobieramy ją do celu i rodzaju procesu. SIPOC służy do określenia granic procesu, Swimlane do pokazania ról i przekazań, VSM do analizy przepływu. Po BPMN sięgamy tam, gdzie potrzebna jest formalna dokumentacja albo przygotowanie do wdrożenia systemu. Metodę i poziom szczegółowości ustalamy przed szkoleniem, po rozmowie o tym, do czego mapa ma posłużyć.
Czym to się różni od szkolenia z optymalizacji procesów?
Celem. Tutaj przedmiotem jest sama umiejętność: jak zebrać przebieg, jak go zapisać i jak zweryfikować. Szkolenie z optymalizacji idzie dalej: mapa jest tam punktem wyjścia do analizy strat i zaprojektowania nowego przebiegu. Zespoły, które planują oba, zwykle robią je w tej kolejności.
Czy zamiast szkolenia możecie po prostu zmapować nasz proces?
Tak, to osobna usługa: mapowanie procesów biznesowych. Wtedy mapę przygotowujemy my, a Wy dostajecie gotowy materiał z analizą. Szkolenie ma sens, gdy zależy Wam, żeby zespół umiał powtórzyć to przy kolejnych procesach.
Ile procesów zmapujemy podczas warsztatu?
Jeden, przechodzący przez kilka działów. Mapowanie kilku procesów naraz kończy się zwykle trzema mapami zrobionymi pobieżnie. Lepszym efektem jest jeden przebieg doprowadzony do końca, razem z weryfikacją i wyjątkami, oraz umiejętność powtórzenia tego samemu.
Czy trzeba mieć opisane procesy albo procedury?
Nie. Jeśli opisy istnieją, wykorzystujemy je jako materiał wyjściowy i porównujemy z tym, co mówią uczestnicy. Jeśli ich nie ma, odtwarzamy przebieg od zera, co bywa nawet prostsze, bo nikt nie broni zapisu sprzed lat.
Czy potrzebujemy narzędzia do mapowania?
Nie. Pierwszą wersję mapy można przygotować na tablicy fizycznej albo elektronicznej, bo i tak zmienia się kilka razy. Narzędzie dobieramy do sposobu pracy zespołu i do tego, co ma się dziać z mapą dalej. Pojedyncza mapa może zostać w dowolnym edytorze. Repozytorium procesów wymaga systemu, na przykład ADONIS-a.
Czy uczestnicy dostają certyfikat?
Tak, każdy uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Ważniejszym efektem jest materiał, który zostaje w firmie: zweryfikowana mapa jednego procesu i lista obserwacji, które z niej wynikają.
Powiązane usługi
Co robimy poza salą szkoleniową
Szkolenie działa najlepiej jako część szerszej zmiany. Poniżej ścieżki, które najczęściej łączą się z tym tematem.
Usługi doradcze
Mapowanie procesów biznesowych
Jeśli mapa ma powstać po naszej stronie, razem z analizą przebiegu i wnioskami.
Zobacz usługę →Optymalizacja procesów biznesowych
Jeśli mapa ma być punktem wyjścia do przeprojektowania procesu, a robimy to razem z Wami.
Zobacz usługę →System BPM ADONIS
Jeśli mapy mają trafić do repozytorium i być aktualizowane przez wiele osób.
Zobacz usługę →