Szkolenia dla menedżerów
Szkolenie z automatyzacji i cyfryzacji procesów biznesowych
Szkolenie z automatyzacji i cyfryzacji procesów to zamknięty warsztat, na którym kadra uczy się oceniać, które procesy nadają się do automatyzacji i co uporządkować wcześniej. Zostaje lista kandydatów z oceną gotowości i priorytetami.
Zobacz zakres szkolenia →System jest, a część pracy nadal idzie poza nim
W firmie usługowej, która wychodziła z papierowego obiegu dokumentów analizowaliśmy proces prowadzony obok dostępnych systemów. Po drodze było dużo przekazań i czynności wykonywanych poza systemem. To dobrze pokazuje kolejność przed kolejnym wdrożeniem: najpierw rzeczywisty przebieg procesu, dopiero potem decyzja, co automatyzować.
Szkolenie kierujemy do osób, które decydują o kolejności wdrożeń albo je przygotowują: dyrektorów operacyjnych, właścicieli procesów, kierowników działów oraz zespołów odpowiedzialnych za cyfryzację i rozwój systemów.
Nie uczymy obsługi konkretnego narzędzia. Uczymy rozstrzygać, co warto zautomatyzować, w jakiej kolejności i co przygotować, zanim ktokolwiek zacznie konfigurować system. Ta decyzja powinna zapaść przed wyborem dostawcy i często ma większy wpływ na efekt wdrożenia niż wybór samego narzędzia.
Zakres szkolenia
Czego uczymy na szkoleniu z automatyzacji i cyfryzacji procesów
Cyfryzację, nazywaną też digitalizacją firmy lub organizacji, traktujemy szeroko: to przeniesienie dokumentów i przebiegu pracy do postaci elektronicznej, uporządkowanie danych i połączenie systemów, które dziś pracują osobno. Automatyzacja jest dopiero kolejnym krokiem i część procesów nigdy do niego nie dojrzewa.
Sześć modułów. Idą w kolejności decyzyjnej: najpierw co i czy w ogóle, potem w jakiej formie i za ile.
Kryteria wyboru kandydatów
Duża ilość pracy ręcznej nie oznacza jeszcze dobrego kandydata do automatyzacji. Uczymy oceniać wolumen, powtarzalność, stabilność reguł, liczbę wyjątków i dostępność danych, a na tej podstawie układać kolejność.
Gotowość procesu
Proces musi być na tyle uporządkowany, żeby technologia nie utrwaliła jego zbędnej złożoności. Sprawdzamy stabilność przebiegu, reguł decyzyjnych, odpowiedzialności i danych wejściowych.
Dane i wyjątki
Automatyzacja korzysta z danych, których jakości nikt wcześniej nie sprawdzał, a o skuteczności decydują wyjątki. Uczymy rozstrzygać, które usunąć zmianą procesu, które opisać regułą, a które zostawić człowiekowi.
Poziom rozwiązania
Nie każdy problem wymaga automatyzacji. Odpowiedzią bywa uproszczenie przebiegu, digitalizacja dokumentu, integracja systemów, automatyzacja zadań albo narzędzie oparte na AI. Uczymy dobierać poziom do problemu.
Rachunek opłacalności
Liczy się nie tylko czas zaoszczędzony na zadaniu, ale też koszt budowy, utrzymania i zmian. Pomagamy zbudować prosty bilans, który da się uzupełnić ofertą dostawcy.
Odpowiedzialność i utrzymanie
Bez jasno wskazanego właściciela nawet niewielka zmiana procesu może szybko obniżyć skuteczność automatyzacji. Ustalamy, kto odpowiada za rozwiązanie, kto zgłasza zmiany i co się wtedy dzieje.
Przebieg
Jak wygląda szkolenie
Ustalenie zakresu
Przed terminem rozmawiamy o tym, jakie wdrożenia firma ma za sobą lub planuje i gdzie pracy ręcznej jest najwięcej.
Wybór obszaru
Wybieramy obszar z kilkoma kandydatami do automatyzacji, żeby grupa mogła je porównać, a nie tylko opisać jeden.
Ocena kandydatów
Uczestnicy przechodzą przez kryteria i układają kandydatów w kolejności, uzasadniając wybór liczbami tam, gdzie są dostępne.
Gotowość i wyjątki
Grupa sprawdza, co w wybranym procesie wymaga uporządkowania wcześniej, i szacuje udział przypadków nietypowych.
Poziom rozwiązania i rachunek
Dla najlepszego kandydata dobieramy poziom rozwiązania i budujemy prosty rachunek kosztów oraz spodziewanych efektów.
Plan przygotowania
Szkolenie kończy się listą działań poprzedzających wdrożenie, z priorytetami i właścicielami uzgodnionymi w grupie.
Standardowo dwa dni warsztatowe dla grupy 8 do 14 osób, stacjonarnie lub online. W grupie przydaje się ktoś od strony systemów, bo część rozstrzygnięć dotyczy danych i integracji.
Efekt
Co zostaje po szkoleniu
Lista kandydatów z oceną gotowości
Procesy uszeregowane według kryteriów wyboru, z zaznaczeniem, które są gotowe od razu, a które wymagają wcześniejszego uporządkowania.
Obraz wyjątków w wybranym procesie
Oszacowany udział przypadków nietypowych oraz wstępne rozstrzygnięcie: które da się usunąć zmianą procesu, które opisać regułą, które wesprzeć częściowo, a które zostają przy człowieku.
Rachunek dla jednego kandydata
Prosty bilans kosztu budowy, utrzymania i spodziewanego efektu, przygotowany przez zespół i gotowy do uzupełnienia ofertą dostawcy.
Plan przygotowania procesu
Lista działań, które warto wykonać przed wdrożeniem, z priorytetami i właścicielami uzgodnionymi w grupie.
Który program wybrać
To szkolenie odpowiada na pytanie co i kiedy automatyzować oraz jak się do tego przygotować. Kończy się listą kandydatów, oceną gotowości i rachunkiem, a nie konfiguracją narzędzia.
Narzędzia oparte na AI omawiamy tu jako jeden z poziomów rozwiązania, obok integracji i automatyzacji zadań. Jeśli interesuje Was przede wszystkim to, gdzie sztuczna inteligencja realnie skraca pracę, właściwsze jest szkolenie z wykorzystania AI.
Chcesz sprawdzić, co u Was warto zautomatyzować?
Powiedz nam, gdzie pracy ręcznej jest najwięcej i jakie wdrożenia macie za sobą. Dobierzemy zakres, długość i formę szkolenia do tej sytuacji.
FAQ
Najczęstsze pytania o szkolenie z automatyzacji procesów
Czy można się zapisać indywidualnie?
Nie. Realizujemy wyłącznie szkolenia zamknięte dla jednej organizacji. Warsztat opiera się na procesach uczestników i na ich danych, a przy grupie z różnych firm nie da się pracować na wspólnym materiale. Jeśli chcesz przeszkolić zespół, ustalamy zakres i termin indywidualnie.
Czy uczycie obsługi konkretnych narzędzi?
Nie. Szkolenie kończy się przed wyborem dostawcy i dotyczy decyzji, które temu wyborowi powinny towarzyszyć: co automatyzować, w jakiej kolejności, na jakim poziomie i za ile. Omawiamy klasy rozwiązań, ale nie prowadzimy szkolenia produktowego z konkretnej platformy. Na tym etapie rozstrzyga się, czy wdrożenie w ogóle ma sens. Narzędzia oparte na AI omawiamy jako jeden z poziomów rozwiązania, obok integracji i automatyzacji zadań. Samym zastosowaniom AI poświęcamy osobne szkolenie.
Czym różni się cyfryzacja od automatyzacji?
Cyfryzacja przenosi pracę do postaci elektronicznej, na przykład zastępuje papierowy obieg formularzem i rejestrem. Digitalizacja firmy to ten sam kierunek w skali organizacji: dokumenty, dane, przebiegi pracy i systemy. Automatyzacja ogranicza albo eliminuje ręczne wykonanie wybranych kroków: czasem przejmuje je w całości, czasem tylko przygotowuje dane lub podpowiada decyzję. Sama digitalizacja dokumentu nie zmniejsza jeszcze pracy ręcznej w całym przebiegu. Na warsztacie rozdzielamy te poziomy.
Czy trzeba mieć opisane procesy?
Nie, choć opis przyspiesza pracę. Jeśli procesy nie są opisane, zaczynamy od odtworzenia przebiegu dla wybranych kandydatów, w zakresie potrzebnym do oceny gotowości. Warto natomiast mieć pod ręką dane o wolumenach i o liczbie spraw obsługiwanych ręcznie, bo bez nich rachunek opłacalności zostaje szacunkiem.
Kto powinien wziąć udział w warsztacie?
Osoby, które znają proces od strony operacyjnej, oraz ktoś od strony systemów i danych. Bez tej drugiej perspektywy grupa oceni gotowość procesu, ale nie rozstrzygnie, co jest wykonalne integracyjnie. Przydaje się też osoba z mandatem budżetowym, bo rachunek opłacalności prowadzi wprost do decyzji o wydatku.
Co, jeśli mamy już wdrożone narzędzie, które nie działa?
To dobry materiał na warsztat i częsty punkt wyjścia. Wracamy wtedy do pytania, czy proces był gotowy w chwili wdrożenia, ile spraw omija system i dlaczego. Sprawdzamy między innymi wyjątki, jakość danych, zmiany przebiegu po uruchomieniu oraz sposób, w jaki zespół faktycznie korzysta z rozwiązania. Celem jest ustalenie, czy problem leży w samym rozwiązaniu, w przygotowaniu procesu, czy w warunkach, w których narzędzie dziś działa.
Ile trwa szkolenie i czy da się je skrócić?
Standardowo dwa dni warsztatowe. Pierwszy dzień to kryteria wyboru, gotowość procesu i wyjątki, drugi poziom rozwiązania, rachunek opłacalności oraz role po wdrożeniu. Moduł jednodniowy jest możliwy, jeśli firma ma już wybranego kandydata i chodzi wyłącznie o ocenę gotowości. Długość ustalamy po rozmowie o zakresie.
Czy uczestnicy dostają certyfikat?
Tak, każdy uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Ważniejszym efektem jest materiał, który zostaje w firmie: lista kandydatów z oceną gotowości, obraz wyjątków i rachunek dla najlepszego kandydata. To do tego zespół wraca przy rozmowie z dostawcą.
Powiązane usługi
Co robimy poza salą szkoleniową
Szkolenie działa najlepiej jako część szerszej zmiany. Poniżej ścieżki, które najczęściej łączą się z tym tematem.
Usługi doradcze
AI i automatyzacja procesów
Jeśli chcecie przejść od oceny gotowości do zaprojektowania i wdrożenia rozwiązania.
Zobacz usługę →System BPM ADONIS
Jeśli tematem jest repozytorium procesów, modelowanie i utrzymanie opisów w jednym miejscu.
Zobacz usługę →Audyty procesów
Jeśli najpierw trzeba ustalić, gdzie powstaje najwięcej pracy ręcznej, opóźnień i zbędnych czynności.
Zobacz usługę →