Audyty procesów · Pomiar pracy i zasobów
Badanie MOS i pomiar pracy: wiarygodne dane o wykorzystaniu zasobów
Badamy, na jakie działania przeznaczany jest czas zespołów, gdzie powstają przeciążenia oraz które zadania można uprościć, lepiej rozdzielić lub wesprzeć technologią.
W zależności od celu wykorzystujemy badanie MOS (Multi Observation Study), całodniową obserwację pracy ODIL, autopomiar oraz dane z systemów klienta. Wyniki przekładamy na praktyczne rekomendacje dotyczące organizacji pracy, procesów i alokacji zasobów.
Dla zarządów, dyrektorów i menedżerów, którzy potrzebują wiarygodnych danych o strukturze pracy i obciążeniu zespołów przed podjęciem decyzji organizacyjnych.
Umów konsultacjęCzym jest badanie MOS?
Badanie MOS, czyli Multi Observation Study, to metoda obserwacyjnego pomiaru struktury czasu pracy. W regularnych odstępach, zwykle przez cały dzień pracy, rejestrujemy rodzaj wykonywanej czynności, a następnie analizujemy udział poszczególnych kategorii pracy. Dzięki odpowiedniej liczbie pomiarów otrzymujemy statystyczny obraz wykorzystania czasu przez zespół, proces lub wybrany obszar organizacji.
MOS nie polega na śledzeniu każdej minuty ani na tworzeniu rankingów pracowników. Celem jest poznanie, jakie zadania rzeczywiście zajmują czas zespołu, gdzie pojawiają się przeciążenia i które problemy wynikają z procesu, narzędzi lub podziału odpowiedzialności. W razie potrzeby badanie MOS uzupełniamy obserwacją ODIL, autopomiarem, mapowaniem procesów oraz danymi z systemów.
Kiedy warto przeprowadzić pomiar pracy?
Pomiar pracy i wykorzystania zasobów warto rozważyć, gdy:
- Zespoły sygnalizują przeciążenie, ale nie wiadomo, które zadania pochłaniają najwięcej czasu.
- Koszty pracy nie zmieniają się proporcjonalnie do wolumenu obsługiwanych spraw.
- Osoby od sprzedaży, zarządzania lub obsługi klienta poświęcają dużą część dnia na zadania administracyjne.
- Zakresy odpowiedzialności nie odpowiadają rzeczywistemu sposobowi pracy.
- Planujesz zmianę modelu organizacyjnego, automatyzację lub wdrożenie systemu.
- Potrzebujesz punktu odniesienia przed wdrożeniem zmian i sposobu pomiaru ich efektu.
Zakres
Co możemy zmierzyć?
Zakres pomiaru dobieramy do problemu i decyzji, którą ma wesprzeć analiza.
Struktura czasu pracy
Jaki udział czasu zajmują poszczególne procesy, zadania i rodzaje czynności.
Wartość i straty
Rozdzielamy działania tworzące wartość, czynności nietworzące wartości, ale obecnie konieczne, oraz straty możliwe do ograniczenia lub wyeliminowania, z udziałem procentowym każdej kategorii.
Obciążenie ról i zespołów
Jak praca rozkłada się między stanowiska, zespoły, zmiany i okresy o różnym natężeniu zadań.
Oczekiwanie i poprawki
Czas na oczekiwanie na dane lub decyzję, wyjaśnianie problemów, poprawki i powtarzanie wykonanej już pracy.
Zadania dodatkowe
Czynności, które nie wynikają z głównego celu roli, ale z czasem stały się stałym elementem pracy.
Wykorzystanie zasobów
Czy podział obowiązków odpowiada rzeczywistemu wolumenowi pracy, kompetencjom i celom ról.
Potencjał usprawnień
Działania, które można uprościć, ustandaryzować, przenieść, połączyć lub wesprzeć technologią.
Metody
Jak dobieramy metodę pomiaru?
Nie każda sytuacja wymaga tego samego sposobu zbierania danych. Metodę dobieramy do rodzaju pracy, liczby badanych osób, lokalizacji oraz oczekiwanego poziomu szczegółowości.
Badanie MOS (Multi Observation Study)
Wielokrotne, krótkie obserwacje u wielu osób w regularnych odstępach. Daje statystyczny obraz struktury pracy: udział działań tworzących wartość i strat, skalę oczekiwania i zakłóceń oraz różnice między zespołami, zmianami i lokalizacjami.
Badanie ODIL (One Day in Life)
Konsultant obserwuje przebieg pracy na wybranym stanowisku lub w określonej roli przez pełny dzień. Rejestruje wykonywane czynności, ich czas, kolejność, przerwania i przekazania. Stosujemy je, gdy trzeba wyjaśnić, dlaczego praca przebiega w określony sposób.
Autopomiar
Pracownicy sami rejestrują zadania według uzgodnionych kategorii. Sprawdza się w pracy biurowej, eksperckiej, rozproszonej i zdalnej. Uzupełnienie karty zajmuje zwykle 5–10 minut dziennie; pierwsze dni to kalibracja.
Dane systemowe i chronometraż
Pomiary uzupełniamy danymi z ERP, CRM, workflow, WMS lub innych systemów klienta, a w wybranych procesach chronometrażem. Łączenie źródeł pozwala zweryfikować wyniki.
Aplikacja Sigla Consulting
Pomiar wspierany aplikacją Vasco
Do badań MOS i autopomiaru możemy wykorzystać aplikację Vasco rozwijaną przez Sigla Consulting. Narzędzie wspiera przygotowanie listy procesów i kategorii, zbieranie danych z obserwacji i autopomiaru, kontrolę kompletności i spójności zbieranych danych, porównywanie wyników między rolami i zespołami, analizę struktury czasu oraz powtórzenie pomiaru po wdrożeniu zmian.
Jeżeli Vasco jest wykorzystywane w ramach projektu, dostęp do aplikacji w okresie pomiaru jest uwzględniony w cenie audytu i nie stanowi osobnej pozycji kosztowej. Po zakończeniu projektu organizacja może nadal korzystać z aplikacji w modelu abonamentowym, na przykład do okresowego monitorowania struktury pracy. Zakres i warunki dalszego wykorzystania ustalamy oddzielnie.
Vasco usprawnia zbieranie i analizę danych, ale nie zastępuje diagnozy procesu. Wyniki interpretujemy w kontekście wolumenu pracy, organizacji zadań, przepływu informacji, narzędzi i odpowiedzialności.
Rezultat
Co otrzymujesz?
Projekt pomiaru
Cel, zakres, badana grupa, okres pomiaru, sposób zbierania danych oraz kategorie czynności.
Raport ze strukturą pracy
Procentowy rozkład czasu między kategorie czynności, udział działań tworzących wartość i strat oraz obraz obciążenia ról i zespołów. W zależności od zakresu analizujemy także liczbę przełączeń między zadaniami, udział pracy przerywanej lub zadania w toku. Dane z kilku metod porównujemy, aby sprawdzić spójność wyników i wyjaśnić rozbieżności.
Diagnoza źródeł przeciążenia
Czy problem wynika z wolumenu, podziału obowiązków, liczby wyjątków, ręcznej obsługi, oczekiwania czy styku działów.
Potencjał lepszego wykorzystania zasobów
Które zadania można ograniczyć, uprościć, przenieść do innej roli, ustandaryzować lub wesprzeć technologią.
Praktyczny plan zmian
Rekomendacje przełożone na działania, priorytety, odpowiedzialności, KPI i kolejne kroki, z uwzględnieniem możliwości organizacji.
Punkt odniesienia do oceny efektów
Stan wyjściowy przed zmianą. Powtórzenie pomiaru pozwala sprawdzić, czy wdrożone rozwiązania przyniosły efekt.
Przebieg
Jak przebiega pomiar pracy?
Ustalenie celu i zakresu
Jaką decyzję ma wesprzeć badanie, których procesów i ról dotyczy oraz jakie dane są już dostępne.
Przygotowanie kategorii czynności
Wspólnie z klientem opracowujemy listę procesów, zadań i atrybutów odpowiadających realnej pracy.
Pilotaż, kalibracja i przygotowanie uczestników
Sprawdzamy, czy kategorie są jednoznaczne, i wyjaśniamy uczestnikom cel badania oraz zasady zbierania danych.
Zbieranie danych
Obserwacje MOS lub ODIL, autopomiar albo połączenie metod. Długość badania dobieramy do zespołu i wiarygodności.
Analiza i weryfikacja
Porównujemy wyniki z wywiadami, wolumenami, danymi systemowymi i wiedzą właścicieli procesu.
Rekomendacje i plan działania
Wyniki, potencjał usprawnień i konkretne działania z priorytetami, odpowiedzialnościami i sposobem oceny efektów.
Korzyści
Co zyskujesz?
Rzeczywisty obraz obciążenia
Odróżniasz zbyt duży wolumen zadań od problemów wynikających z organizacji procesu i podziału pracy.
Rozpoznanie przyczyn problemu
Widzisz, skąd biorą się przeciążenia, poprawki i praca przerywana: z wolumenu, podziału zadań, narzędzi czy styku działów.
Lepsze decyzje o podziale pracy
Wiesz, które obowiązki powinny pozostać w roli, które przenieść, a które uprościć lub zautomatyzować.
Punkt odniesienia do oceny efektów
Porównasz stan przed zmianą i po jej wdrożeniu według tych samych zasad.
Jak to wygląda w praktyce
Jak pomiar wykazał, że działania bezpośrednio sprzedażowe zajmowały mniej niż 5% czasu
W ogólnopolskiej organizacji finansowej osoby pełniące ważne role sprzedażowe odpowiadały także za obsługę spraw posprzedażowych, raportowanie, akceptacje, szkolenia oraz rozwiązywanie bieżących problemów klientów i partnerów. Organizacja chciała zweryfikować, ile czasu osoby pełniące role sprzedażowe przeznaczają na rozwój sprzedaży, a ile na obowiązki administracyjne, obsługowe i zarządcze.
Przeprowadziliśmy pomiar wykorzystania czasu, uzupełniony wywiadami i analizą zakresów odpowiedzialności. Czynności podzieliliśmy na działania sprzedażowe, obsługowe, administracyjne i zarządcze.
Działania bezpośrednio związane ze sprzedażą stanowiły mniej niż 5% czasu badanych osób. Znaczna część dnia była przeznaczana na zadania administracyjne, obsługę bieżących problemów i obowiązki ograniczające możliwość pracy z rynkiem.
Klient otrzymał podstawę do uporządkowania roli, przeglądu zadań, zmiany podziału odpowiedzialności oraz przeniesienia części obowiązków do właściwych obszarów organizacji.
Opinie
Co mówią klienci?
„Szczegółowa analiza procesów sprzedażowych i benchmarking rynkowy. Projekt zrealizowano terminowo, z wysokim poziomem merytorycznym i pełnym profesjonalizmem. Opracowanie stało się punktem wyjścia do dalszych działań rozwojowych.”
„Współpraca z zespołem Sigla Consulting przebiegła bardzo profesjonalnie i pozwoliła nam spojrzeć na procesy zakupowe z nowej perspektywy. Konsultanci w sposób rzetelny i uporządkowany przeprowadzili analizę, a następnie przedstawili jasne i praktyczne rekomendacje, które stanowią dla nas solidną bazę do dalszych działań.”
„Współpraca z Sigla Consulting pozwoliła nam realnie uporządkować obszar magazynowo-logistyczny. Zyskaliśmy przejrzystość procesów i większą kontrolę nad operacjami.”
Podejmij decyzję na podstawie rzeczywistych danych
W krótkiej rozmowie ustalimy, jakie pytanie powinien rozstrzygnąć pomiar, których ról lub procesów powinien dotyczyć oraz czy właściwą metodą będzie MOS, ODIL, autopomiar czy połączenie kilku źródeł danych.
FAQ
Najczęstsze pytania o badanie MOS i pomiar pracy
Co to jest badanie MOS?
Czy badanie MOS służy do oceny pracowników?
Czym różnią się MOS, ODIL i autopomiar?
Ile czasu zajmuje pracownikowi autopomiar?
Ile trwa pomiar pracy?
Które elementy projektu można zrealizować zdalnie?
Czy Vasco jest dodatkowo płatne i czy można korzystać z niego po projekcie?
Czy pomiar pracy może być samodzielnym projektem?
Co otrzymujemy po zakończeniu pomiaru?
Pozostałe audyty w ofercie
Nie wiesz, który audyt będzie najlepszy?
Umów konsultację. Pomożemy ustalić, czego potrzebujesz: szybkiej diagnozy, pogłębionego audytu, mapowania czy audytu konkretnego obszaru.
Metody audytu
Szybka diagnoza organizacji: Helicopter View
Przekrojowy obraz najważniejszych problemów i obszarów wymagających dalszej analizy.
Poznaj metodę →Pogłębiona analiza wybranych procesów: ASO
Szczegółowa diagnoza procesów oparta na danych, obserwacjach, mapowaniu i pomiarach.
Poznaj metodę →Mapowanie procesów biznesowych
Mapy AS-IS i TO-BE pokazujące działania, role, decyzje i przekazania między obszarami.
Poznaj metodę →