Doradztwo i wdrożenia · Procesy biznesowe
Optymalizacja procesów biznesowych: od diagnozy do nowego standardu pracy
Projektujemy i wdrażamy zmiany, które skracają czas realizacji, ograniczają zbędną pracę i porządkują odpowiedzialność za proces.
Dla zarządów, dyrektorów operacyjnych i funkcjonalnych oraz właścicieli procesów, którzy wiedzą, że procesy działają nieefektywnie, i potrzebują partnera do przeprowadzenia zmiany.
Umów konsultacjęCzym jest optymalizacja procesów biznesowych?
Optymalizacja procesów biznesowych to uporządkowana zmiana sposobu, w jaki firma realizuje swoją pracę: od diagnozy rzeczywistego przebiegu procesu, przez zaprojektowanie usprawnień, po wdrożenie i utrwalenie nowego standardu. Celem jest krótszy czas realizacji, mniej zbędnej pracy i jasna odpowiedzialność za wynik procesu.
Usprawnianie procesów biznesowych dotyczy przede wszystkim procesów biznesowych, usługowych, sprzedażowych, administracyjnych i międzydziałowych: obsługi zamówień, obiegu informacji, planowania, raportowania i współpracy między działami. Procesami produkcyjnymi zajmujemy się osobno, bo wymagają innych metod pomiaru i pracy na hali. W praktyce optymalizacja procesów w firmie rzadko sprowadza się do jednej zmiany. Zwykle chodzi o to, żeby zespoły przestały wykonywać zadania spoza swojej roli i przestały poprawiać błędy wynikające z organizacji procesu, niespójnych danych i niejasnego podziału odpowiedzialności.
Kiedy warto się tym zająć?
- Proces trwa długo, ale nikt nie potrafi wskazać, gdzie dokładnie powstaje opóźnienie.
- Zespoły spędzają czas na wyjaśnianiu danych, szukaniu informacji i poprawianiu błędów.
- Ludzie wykonują zadania spoza swojej roli, bo „zawsze tak było" albo brakuje zaufania do innego działu.
- Ta sama praca dubluje się w dwóch zespołach lub lokalizacjach.
- Masz diagnozę albo rekomendacje z audytu, ale zmiana nie ruszyła z miejsca.
- Rośnie zatrudnienie, a wolumen obsługiwanych spraw nie rośnie proporcjonalnie.
- Dane o procesie są rozproszone po arkuszach i raportach, które się nie zgadzają.
- Planujesz zmianę systemu i chcesz najpierw uporządkować proces.
Zakres
Co obejmuje doradztwo w optymalizacji procesów biznesowych?
Zakres dobieramy do problemu. Poniżej elementy, z których składamy projekt, a nie lista odhaczana w każdym przypadku.
Diagnoza rzeczywistego przebiegu procesu
Mapujemy rzeczywisty przebieg procesu od wejścia do wyniku, z punktami oczekiwania, poprawkami i obejściami. Ustalamy, gdzie proces traci czas i jakość.
Pomiar struktury pracy i obciążenia zespołów
Mierzymy, na jakie czynności idzie czas zespołów i jak rozkłada się obciążenie. Wskazujemy pracę zbędną, wymuszoną przez proces oraz wykonywaną poza rolą.
Podział ról, odpowiedzialności i praw decyzyjnych
Ustalamy właściciela procesu, odpowiedzialność za decyzje oraz granice między zespołami. Wskazujemy miejsca, w których brak decyzji powoduje powroty i kontrole.
Projekt procesu docelowego
Projektujemy docelowy przebieg procesu, role, punkty decyzyjne i zasady przepływu informacji. Rozwiązanie uwzględnia realne ograniczenia danych, systemów i zasobów.
Mierniki i rytm zarządzania procesem
Definiujemy mierniki procesu, źródła danych i rytm przeglądu wyników. Określamy, kto reaguje na odchylenia i w jaki sposób uruchamia działania naprawcze.
Pilotaż, wdrożenie i stabilizacja
Sprawdzamy rozwiązanie w pilotażu, wdrażamy uzgodnione standardy i wspieramy pierwsze cykle pracy. Kończymy po ustabilizowaniu zakresu i przekazaniu odpowiedzialności.
Przebieg
Jak przebiega optymalizacja procesów biznesowych?
Pracujemy w czterech krokach. W zależności od problemu i dostępnych danych wykorzystujemy mapowanie procesów, analizę danych, obserwacje, badanie MOS lub autopomiar. Metody optymalizacji procesów biznesowych dobieramy do problemu, nie odwrotnie, i nie każdy projekt zawiera wszystkie.
Ustalenie problemu, celu i punktu odniesienia
Ustalamy proces, wynik do poprawy i decyzję, którą ma wesprzeć projekt. Określamy poziom bazowy na podstawie wolumenu, czasu, jakości lub liczby powrotów.
Diagnoza oparta na danych i obserwacji
Mapujemy przebieg, analizujemy dane i w razie potrzeby mierzymy strukturę pracy. Wskazujemy źródła opóźnień, poprawek, dublowania zadań i nierównego obciążenia.
Projekt procesu docelowego i pilotaż
Projektujemy nowy przebieg, role, decyzje i mierniki. Oddzielamy zmiany organizacyjne od wymagających systemów lub automatyzacji, a kluczowe założenia sprawdzamy w pilotażu.
Wdrożenie, stabilizacja i przekazanie
Wdrażamy uzgodnione standardy i wspieramy menedżerów w pierwszych cyklach pracy. Korygujemy odchylenia i przekazujemy właścicielom mierniki oraz rytm przeglądów.
Projekt może obejmować pełny cykl od diagnozy do stabilizacji albo rozpocząć się od projektu i wdrożenia zmiany, jeżeli organizacja ma już wiarygodną diagnozę procesu.
Rezultat
Co otrzymujesz?
Mapa stanu obecnego i model procesu docelowego
Mapa pokazująca rzeczywisty przebieg procesu oraz uzgodniony model docelowy. Zawiera punkty oczekiwania, poprawki, decyzje, role i zmiany potrzebne do osiągnięcia celu.
Diagnoza źródeł strat i ich skali
Diagnoza wskazująca, gdzie powstają opóźnienia, poprawki i zbędna praca oraz jaka jest ich skala. Wnioski opieramy na danych, obserwacji i pomiarze pracy.
Docelowy podział ról i odpowiedzialności
Docelowy podział ról, właściciel procesu, prawa decyzyjne i granice odpowiedzialności między zespołami. Pokazuje, kto odpowiada za wynik i poszczególne decyzje.
Backlog zmian z priorytetami i właścicielami
Lista zmian uporządkowana według wpływu, trudności i zależności. Każde działanie ma określonego właściciela, zakres oraz warunek rozpoczęcia i zakończenia.
Mierniki i sposób przeglądu wyników
Zestaw mierników z definicjami, źródłami danych i częstotliwością przeglądów. Określa, kto analizuje wynik, podejmuje decyzję i uruchamia działania naprawcze.
Plan wdrożenia
Harmonogram wdrożenia z kolejnością działań, odpowiedzialnością, kamieniami milowymi i punktami decyzyjnymi. Pozwala koordynować pracę i kontrolować postęp.
Wdrożone standardy pracy
Standardy sprawdzone w obszarze objętym wdrożeniem: przebieg pracy, role, decyzje i sposób reagowania na odchylenia. Zespół stosuje je przed zakończeniem wsparcia.
Korzyści
Co zyskujesz?
Na podstawie diagnozy i projektu procesu docelowego zarząd oraz właściciel procesu mogą zdecydować:
Które źródła opóźnień i zbędnej pracy usunąć najpierw
Czy największy wpływ mają oczekiwanie na decyzje, brakujące dane, poprawki, nadmiarowe kontrole czy przekazania między zespołami. Działania trafiają w przyczynę problemu.
Jak zmienić podział pracy między zespołami
Które zadania pozostawić, przenieść do właściwej roli lub usunąć. Decyzja obejmuje też miejsca, w których dublowanie pracy albo brak właściciela powodują powroty.
Co uporządkować przed zmianą systemu lub automatyzacją
Czy źródłem problemu jest narzędzie, jakość danych, sposób podejmowania decyzji czy przebieg procesu. Pozwala to ustalić, co poprawić przed inwestycją technologiczną.
Gdzie rozpocząć pilotaż i kiedy rozszerzyć rozwiązanie
Który obszar pozwoli sprawdzić założenia przy ograniczonym ryzyku i na wiarygodnych danych. Wyniki pilotażu pozwalają zdecydować, czy rozwiązanie należy rozszerzyć, skorygować lub zatrzymać przed objęciem nim kolejnych zespołów.
Jak zarządzać procesem po zakończeniu projektu
Które mierniki obserwuje właściciel procesu, jak często omawia wyniki i kiedy uruchamia działania naprawcze. Pozwala to sprawdzać, czy poprawa utrzymuje się po projekcie.
Rezultat etapu diagnostycznego i projekt zmiany
Gdy większość czasu administracji zamówień pochłaniają czynności wynikające z nieefektywnego procesu
Duża firma produkcyjna sprzedająca na rynki zagraniczne. Handlowcy zamiast budować relacje z klientami obsługiwali logistykę, reklamacje i monitoring należności. Administracja zamiast procesować zamówienia wyjaśniała rozbieżności w danych i poprawiała błędy.
Połączyliśmy badanie struktury pracy na wybranej próbie zespołu z autopomiarem, analizą danych z systemów zamówieniowych i raportowych oraz wywiadami i obserwacją na miejscu. Dzięki temu porównaliśmy deklarowany sposób pracy z rzeczywistym rozkładem czasu i jakością danych.
Zespół obsługujący zamówienia poświęcał blisko 14% czasu na zadania logistyczne, które należały do innego działu. Zadania dwóch zespołów wsparcia pokrywały się w 93%, mimo że nie miały jasno rozdzielonych funkcji. Pomiar pokazał, że dominującą część dnia pracy administracji zamówień zajmowały czynności wynikające z organizacji procesu: weryfikacja i wyjaśnianie danych, pozyskiwanie brakujących informacji oraz korygowanie błędów.
Organizacja otrzymała projekt modelu operacyjnego opartego na interdyscyplinarnym zespole z odpowiedzialnością za całość obsługi zamówienia, plan relokacji zadań do właściwych działów, zestaw KPI procesu wraz z rytmem przeglądów oraz harmonogram wdrożenia.
Opinie
Klienci o sposobie pracy Sigla Consulting
„Prace przeprowadzono w sposób uporządkowany, analityczny i praktyczny, z dobrym zrozumieniem realiów środowiska produkcyjnego i zorientowaniem na konkretne możliwości poprawy efektywności operacyjnej.”
„Szczegółowa analiza procesów sprzedażowych i benchmarking rynkowy. Projekt zrealizowano terminowo, z wysokim poziomem merytorycznym i pełnym profesjonalizmem. Opracowanie stało się punktem wyjścia do dalszych działań rozwojowych.”
„Współpraca przebiegła bardzo profesjonalnie i pozwoliła spojrzeć na procesy zakupowe z nowej perspektywy. Konsultanci rzetelnie przeprowadzili analizę, a następnie przedstawili jasne i praktyczne rekomendacje.”
Ustal, od czego zacząć zmianę w procesach
W krótkiej rozmowie ustalimy, co jest realnym problemem: przebieg procesu, podział ról, jakość danych, obciążenie zespołów czy brak rytmu zarządzania. Powiemy też, czy potrzebujesz diagnozy, czy od razu wsparcia we wdrożeniu.
FAQ
Najczęstsze pytania o optymalizację procesów biznesowych
Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?
Jakie są metody optymalizacji procesów biznesowych?
Czym optymalizacja procesów różni się od audytu procesów?
Czym doradztwo różni się od szkolenia z optymalizacji procesów?
Ile trwa projekt optymalizacji procesów w firmie?
Czy optymalizacja procesów oznacza redukcję zatrudnienia?
Czy pracujecie na procesach, które nie są produkcyjne?
Jak bardzo projekt angażuje zespół?
Co jeśli mamy już rekomendacje, ale nic z nich nie wynikło?
Czy optymalizacja procesów wymaga wdrożenia nowego systemu?
Powiązane usługi
Zobacz też
Nie wiesz, od czego zacząć? Umów konsultację. Powiemy, czy potrzebujesz diagnozy, projektu zmiany, czy wsparcia we wdrożeniu.