Akademia Zmiany SIGLA
Szkolenie z zarządzania wizualnego w produkcji i w biurze
Szkolenie z zarządzania wizualnego to warsztat, na którym zespół projektuje sposób pokazywania stanu pracy, odchyleń i spraw wymagających reakcji we własnym obszarze. Powstaje projekt tablicy, zasady oznaczeń i sposób pracy z nimi.
Zobacz zakres szkolenia →Dla zespołów, które potrzebują widzieć stan pracy na bieżąco
Warsztat kierujemy do liderów zespołów, kierowników zmian i działów oraz osób wdrażających standardy pracy. Czasem punktem wyjścia jest tablica, która już wisi, ale pokazuje nieaktualne dane, a czasem sytuacja odwrotna: informacji trzeba za każdym razem szukać w systemach i raportach albo dopytywać o nią kilka osób.
Zarządzanie wizualne ma pozwalać zespołowi szybko rozpoznać stan pracy i odchylenie, bez szukania informacji w raportach, systemach i u przełożonego. Dlatego projektujemy nie samą tablicę, ale informację, sposób jej aktualizacji oraz reakcję na to, co pokazuje.
Zakres szkolenia
Czego uczymy na szkoleniu z zarządzania wizualnego
Sześć bloków. Pierwsze trzy o tym, co ma być widać w obszarze. Kolejne trzy o tym, co się dzieje, gdy widać problem.
Stan oczekiwany, stan rzeczywisty i odchylenie
Zaczynamy od trzech pytań: co powinno się wydarzyć, co dzieje się teraz i gdzie potrzebna jest reakcja. Uczymy wybierać informacje, które pomagają podjąć decyzję w trakcie pracy, a nie opisują wynik po fakcie.
Co powinno być widoczne w obszarze
Najczęstszy błąd to tablica pełna wszystkiego. Uczymy dobierać zawartość: plan wobec wykonania, stan pracy, odchylenia i sprawy czekające na decyzję. Pozostałe dane zostają w raportach.
Projekt tablicy i innych nośników
Układ, jednostki, częstotliwość aktualizacji i osoba, która ją uzupełnia. Uczestnicy projektują nośnik dla własnego obszaru, a jeśli mają dane historyczne, sprawdzają na nich czytelność projektu.
Oznaczenia, statusy i sygnały
Pokazujemy, jak wykorzystać miejsce, kolor, status i prosty sygnał, żeby widać było stan oczekiwany i odchylenie. Na produkcji dotyczy to stanowiska lub strefy, w biurze statusu sprawy albo kolejki.
Spotkanie i reakcja na odchylenie
Tablica bez rytmu jest tapetą. Ustalamy, kto prowadzi krótkie spotkanie, jakie pytania na nim padają i co dzieje się z odchyleniem: kto je rozwiązuje i w którym momencie sprawa idzie dalej.
Odpowiedzialność, eskalacja i utrzymanie
Ustalamy, które odchylenia zespół rozwiązuje sam, które wymagają właściciela procesu, a które trzeba eskalować. Do tego właściciel tablicy i moment, w którym jej zawartość trzeba zmienić, bo zmienił się proces.
Przebieg
Jak wygląda szkolenie
Ustalenie obszaru
Przed terminem pytamy, jaki obszar ma być przedmiotem pracy i co dziś jest w nim widoczne: tablice, oznaczenia, raporty.
Przegląd stanu obecnego
Grupa ogląda to, co już wisi, i rozstrzyga, które elementy niosą informację, a które nikt nie czyta.
Wybór treści
Uczestnicy ustalają, jakie kilka informacji naprawdę potrzebne jest w tym obszarze i skąd będą pochodziły dane.
Projekt tablicy
Powstaje układ tablicy dla wybranego obszaru wraz z częstotliwością aktualizacji i osobą odpowiedzialną.
Oznaczenia i sygnał
Grupa projektuje oznaczenia stanowisk lub statusów spraw oraz sposób sygnalizowania sytuacji wymagającej reakcji.
Zasady spotkania i eskalacji
Szkolenie kończy się scenariuszem krótkiego spotkania: kto prowadzi, jakie pytania padają, kto rozwiązuje odchylenie i kiedy sprawa idzie wyżej.
Standardowo dwa dni warsztatowe dla grupy 8 do 14 osób. Moduł jednodniowy jest możliwy przy wąskim zakresie. Przy obszarach produkcyjnych rekomendujemy formę stacjonarną.
Efekt
Co zostaje po szkoleniu
Projekt zarządzania wizualnego dla obszaru
Zestaw informacji potrzebnych do bieżącego prowadzenia obszaru, sposób ich prezentacji i aktualizacji oraz projekt tablicy albo innego nośnika dopasowanego do pracy zespołu.
Zasady oznaczeń i sygnałów
Ustalenia, co oznaczamy kolorem, gdzie umieszczamy informację i w jaki sposób zespół sygnalizuje sytuację wymagającą reakcji.
Scenariusz spotkania i eskalacji
Kto prowadzi spotkanie, jak długo trwa, jakie pytania padają oraz co dzieje się z odchyleniem, którego zespół nie rozstrzygnie sam.
Który program wybrać
To szkolenie dotyczy sposobu wizualnego zarządzania jednym obszarem: co ma być widać, gdzie, jak często aktualizowane i co się dzieje, gdy pojawi się odchylenie.
Jeśli tablica ma być elementem szerszego sposobu prowadzenia obszaru, razem z miernikami, standardem i reagowaniem na odchylenia, właściwym programem jest Lean Management w biznesie. Jeśli zespół dopiero poznaje pojęcia Lean, zacznijcie od wstępu do Lean Management.
Chcesz, żeby u Was było widać, jak idzie praca?
Powiedz nam, jaki obszar chcecie objąć i co dziś w nim wisi. Dobierzemy zakres i formę warsztatu do tej sytuacji.
FAQ
Najczęstsze pytania o szkolenie z zarządzania wizualnego
Czy można się zapisać indywidualnie?
Nie. Realizujemy wyłącznie szkolenia zamknięte dla jednej organizacji. Warsztat opiera się na obszarze uczestników i na jego danych, a przy grupie z różnych firm nie da się projektować wspólnej tablicy. Jeśli chcesz przeszkolić zespół, ustalamy zakres i termin indywidualnie.
Czy to szkolenie dotyczy produkcji, czy pracy biurowej?
Obu. Zmienia się nośnik. Na produkcji pracujemy na tablicy obszaru i na oznaczeniach stanowisk, w biurze na statusach spraw i kolejkach, często na tablicy elektronicznej. Zarządzanie wizualne produkcją ma dłuższą tradycję. W biurze bywa jednak szczególnie przydatne, bo praca jest tam niewidoczna: sprawy czekają w systemach i skrzynkach, a nikt nie widzi ich łącznego stanu.
Mamy już tablice, tylko nikt z nich nie korzysta. Ma sens?
To jest najczęstszy punkt wyjścia i dobry materiał na warsztat. Zaczynamy wtedy od przeglądu tego, co wisi. Sprawdzamy między innymi, czy treść odpowiada decyzjom zespołu, czy dane są aktualne, kto odpowiada za ich uzupełnienie i czy z tablicą wiąże się konkretny rytm pracy.
Czym to się różni od Lean Management w biznesie?
Zakresem. To szkolenie dotyczy jednej warstwy: tego, co widać w obszarze i jak z tego korzysta zespół. Lean Management w biznesie obejmuje cały sposób prowadzenia obszaru: przepływ, pracę w toku, standard, reagowanie na odchylenia oraz rytm przeglądów, w którym tablica jest jednym z elementów.
Czy potrzebujemy danych, żeby zacząć?
Wystarczą te, które już macie, nawet niedoskonałe. Na warsztacie sprawdzamy projekt tablicy na danych z ostatnich tygodni, żeby zobaczyć, czy da się je zbierać bez dodatkowej pracy. Jeśli jakiejś informacji nie ma, rozstrzygamy, czy warto zacząć ją mierzyć, czy zastąpić prostszym sygnałem.
Czy tablica musi być papierowa?
Nie. Wybór nośnika zależy od tego, gdzie pracuje zespół. Gdy wszyscy pracują w jednym miejscu, tablica fizyczna bywa najprostszym rozwiązaniem, bo informacja jest stale dostępna przy pracy. Dla zespołów rozproszonych naturalnym wyborem jest nośnik elektroniczny. Zasady doboru treści i rytmu spotkania są w obu przypadkach takie same.
Ile trwa szkolenie?
Standardowo dwa dni warsztatowe, żeby każdy zespół wyszedł z własnym projektem tablicy, a nie z jednym wspólnym przykładem. Moduł jednodniowy jest możliwy przy wąskim zakresie, na przykład przy jednym zespole i jednym obszarze. Długość ustalamy po rozmowie o zakresie.
Czy uczestnicy dostają certyfikat?
Tak, każdy uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Ważniejszym efektem jest materiał, który zostaje w firmie: projekt tablicy dla obszaru, zasady oznaczeń i scenariusz spotkania przy tablicy.
Powiązane usługi
Co robimy poza salą szkoleniową
Najbliższym krokiem po tym warsztacie jest zwykle Lean Management w biznesie, jeśli tablica, mierniki i spotkania mają wejść do stałego sposobu zarządzania obszarem. Poniżej usługi doradcze, które łączą się z tym tematem.
Usługi doradcze
Wdrożenie Lean Management
Jeśli zarządzanie wizualne ma być częścią systemu prowadzenia obszaru, nie pojedynczym usprawnieniem.
Zobacz usługę →Wdrażanie Lean Manufacturing
Jeśli punktem ciężkości jest zakład, przepływ materiału i praca przy stanowisku.
Zobacz usługę →Rozwój kompetencji menedżerskich
Jeśli liderzy prowadzący spotkania przy tablicy potrzebują wsparcia w samej roli menedżera.
Zobacz usługę →