Akademia Zmiany SIGLA
Szkolenie z optymalizacji procesów biznesowych
Szkolenie z optymalizacji procesów biznesowych to zamknięty warsztat, podczas którego zespół analizuje wybrany proces własnej organizacji i projektuje jego usprawnienia. Na wyjściu zostaje mapa procesu, lista strat i backlog działań.
Zobacz zakres szkolenia →72 dni w procesie, 12 godzin rzeczywistej pracy
Tyle wyszło z pomiaru w zakładzie obróbki CNC, który analizowaliśmy. Duża część czasu przypadała na oczekiwanie pomiędzy technologią, materiałem i produkcją. Podczas szkolenia zespół patrzy w ten sam sposób na własny proces: rozdziela czas pracy od oczekiwania i sprawdza, w których miejscach wejść głębiej z analizą.
Szkolenie kierujemy do właścicieli procesów, kierowników działów, specjalistów do spraw doskonalenia i zespołów, które mają poprawić konkretny proces: obsługę zamówienia, obieg dokumentu, planowanie produkcji, reklamacje, zakupy.
Warsztaty optymalizacji procesów biznesowych prowadzimy wyłącznie w formule zamkniętej, więc grupa pracuje na swoim procesie, nie na przykładzie z podręcznika. Proces do pracy wybieramy razem z klientem, zanim ustalimy termin.
Zakres szkolenia
Czego uczymy
Sześć modułów, ułożonych w kolejności, w jakiej prowadzi się analizę procesu. Najpierw trzeba go zobaczyć w całości, dopiero potem da się cokolwiek policzyć.
Mapowanie przebiegu pracy
Zespół odtwarza proces tak, jak działa naprawdę, nie jak wygląda w procedurze. Notację dobieramy do celu: mapa strumienia wartości, SIPOC, diagram torowy albo BPMN.
Skąd brać dane o procesie
Kolejność źródeł idzie za ich wiarygodnością: dane z systemów, potem rejestry i dokumenty, potem obserwacja lub pomiar pracy. Oszacowanie jest ostatnie i zawsze zostaje oznaczone jako oszacowanie.
Wąskie gardła i straty
Uczymy rozdzielać czynność, która dodaje wartość, od oczekiwania, poprawiania i przekazywania. Tam, gdzie dane na to pozwalają, straty od razu przeliczamy na czas i koszt.
Punkty przekazań
Na granicy działów zmienia się odpowiedzialność i kontekst sprawy. Stąd biorą się opóźnienia i powtórne wyjaśnianie tego samego. Pokazujemy, jak te miejsca znaleźć i opisać.
Projektowanie usprawnienia
Uczestnicy projektują nowy przebieg i wstępnie oceniają jego efekt. Rozdzielamy zmiany możliwe do wprowadzenia od razu od tych, które wymagają decyzji lub budżetu.
Standard i utrzymanie
Bez opisanego standardu zespół wraca do starego sposobu pracy, bo jest znany i szybszy. Uczymy opisać nowy przebieg tak, żeby dało się go egzekwować.
Przebieg
Jak wygląda szkolenie
Ustalenie zakresu
Przed terminem rozmawiamy o tym, który proces sprawia najwięcej trudności i jaki wynik ma się poprawić.
Wybór procesu
Wybieramy jeden proces, na którym pracuje cała grupa. Wąski zakres daje konkretny efekt, szeroki zostaje na poziomie ogólnym.
Mapowanie i diagnoza
Grupa odtwarza przebieg pracy na wspólnej mapie procesu, dopisuje dostępne czasy i wskazuje miejsca, w których sprawa czeka albo wraca.
Usprawnienia i priorytety
Uczestnicy projektują nowy przebieg i ustawiają kolejność zmian według spodziewanego efektu oraz trudności wdrożenia.
Backlog działań
Szkolenie kończy się listą działań z priorytetami i właścicielami uzgodnionymi w grupie, gotową do dalszej pracy po stronie klienta.
Przegląd po szkoleniu
Na życzenie wracamy po czterech do sześciu tygodniach i omawiamy, które działania ruszyły oraz gdzie pojawiły się przeszkody. Przegląd ustalamy osobno, nie wchodzi w standardowy zakres warsztatu.
Standardowo dwa dni warsztatowe dla grupy 8 do 14 osób, stacjonarnie lub online. Krótszy moduł jednodniowy jest możliwy, jeśli proces jest wąski.
Efekt
Co zostaje po szkoleniu
Mapa procesu
Odtworzony przebieg pracy z punktami przekazań i z czasami, o ile dało się je ustalić. Podstawa do dalszej analizy albo do rozmowy z zarządem.
Zidentyfikowane straty
Miejsca, w których ucieka czas, opisane i uszeregowane. Jeśli dane pozwoliły je policzyć, każde ma udział w całkowitym czasie procesu.
Backlog usprawnień
Zmiany rozdzielone na możliwe od razu i wymagające decyzji, z priorytetem oraz wstępną oceną efektu, do potwierdzenia na etapie wdrożenia.
Wspólny język w zespole
Ludzie z różnych działów zaczynają opisywać problem przez proces i dane. Rozmowa przestaje się kręcić wokół tego, kto zawinił, a uzgodnienie przyczyny zajmuje mniej czasu.
Szkolenie czy projekt optymalizacyjny
Szkolenie buduje kompetencje zespołu i daje pierwszy przerobiony proces. Projekt optymalizacyjny to przeprowadzenie zmiany w organizacji, z analizą, wdrożeniem i utrzymaniem nowego standardu.
Jeśli chcesz, żeby zespół umiał to robić dalej sam, zaczynamy od szkolenia. Jeśli proces trzeba poprawić w krótkim terminie i w skali całej firmy, właściwsza jest optymalizacja procesów biznesowych jako projekt. Często łączymy oba: szkolimy zespół i wspieramy wdrożenie.
Chcesz przeszkolić zespół z optymalizacji procesów?
Powiedz nam, który proces chcesz poprawić i jaki wynik ma się zmienić. Dobierzemy zakres, długość i formę szkolenia do tego procesu.
FAQ
Najczęstsze pytania o szkolenie z optymalizacji procesów biznesowych
Czy można się zapisać indywidualnie?
Nie. Realizujemy wyłącznie szkolenia zamknięte dla jednej organizacji. Powód jest praktyczny: cały warsztat opiera się na procesie uczestników, a przy grupie złożonej z osób z różnych firm nie da się pracować na wspólnym materiale. Jeśli chcesz przeszkolić zespół, ustalamy zakres i termin indywidualnie.
Ile trwa szkolenie i czy da się je skrócić?
Standardowo dwa dni warsztatowe. Pierwszy dzień to mapowanie i diagnoza, drugi projektowanie usprawnień oraz ustawianie priorytetów. Przy wąskim procesie możliwy jest moduł jednodniowy, przy kilku procesach równolegle program dzielimy na moduły realizowane w odstępach. Długość ustalamy po rozmowie o zakresie.
Ile osób powinno wziąć udział?
Rekomendujemy 8 do 14 osób. Grupa powinna obejmować wszystkie działy, przez które przechodzi analizowany proces, bo na granicach między nimi powstaje najwięcej nieporozumień. Przy mniejszej grupie warsztat działa, ale mapa bywa niepełna. Przy większej trudniej utrzymać pracę całej sali na jednej mapie, więc dzielimy uczestników na podzespoły.
Jakich danych potrzebujemy przed szkoleniem?
Im więcej danych systemowych, tym mocniejszy wynik warsztatu. Przydają się wolumeny, czasy realizacji i liczba spraw wracających do poprawy, jeśli są w systemach. Warsztat da się przeprowadzić także bez nich, ale wtedy część wartości pozostaje oszacowaniem i wymaga potwierdzenia po szkoleniu. O to, czym dysponujecie, pytamy na etapie planowania.
Czy trzeba znać Lean albo mapowanie procesów?
Nie. Szkolenie jest samodzielne i zaczyna się od podstaw analizy procesu, więc grupa bez wcześniejszego przygotowania nadąża bez trudu. Jeśli zespół ma już za sobą warsztaty Lean, przesuwamy punkt ciężkości z nauki notacji na projektowanie usprawnień i pracę z danymi. Poziom dobieramy po rozmowie o doświadczeniu grupy.
Na jakim procesie pracuje grupa podczas warsztatu?
Na Twoim. Pracujemy na procesach biznesowych każdego rodzaju: obsługa zamówienia, obieg dokumentu, planowanie, reklamacje, zakupy albo dowolny inny, z którym są kłopoty. Jeśli nie ma jednego oczywistego kandydata, pomagamy go wskazać na podstawie krótkiej rozmowy o tym, gdzie najczęściej powstają opóźnienia.
Czym to się różni od audytu procesów?
Audyt prowadzimy my i dostajesz gotową diagnozę z rekomendacjami, opartą na naszej analizie danych i wywiadach. Szkolenie prowadzi zespół pod naszym okiem i dostajesz kompetencje oraz jeden przerobiony proces. Audyt daje pewniejszy wynik przy szerszym zakresie, szkolenie zostawia w firmie umiejętność, która działa przy kolejnych procesach.
Czy szkolenie obejmuje procesy produkcyjne?
Tak. Optymalizacja procesów produkcyjnych przebiega według tej samej metody co w usługach i administracji: rozkładamy przebieg na kroki, mierzymy czas i straty, projektujemy nowy sposób pracy. Zmienia się materiał, na którym pracuje grupa: przepływ na hali, przezbrojenia, przekazania między zmianami. Jeśli szukacie sposobu codziennego zarządzania obszarem produkcyjnym, właściwszym programem jest szkolenie z Lean Management w biznesie.
Czy uczestnicy dostają certyfikat?
Tak, każdy uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Ważniejszym efektem jest jednak materiał, który zostaje w firmie: mapa procesu, opisane straty i backlog usprawnień z właścicielami. To do tego zespół wraca po szkoleniu i po to sięga przy kolejnym procesie.
Powiązane usługi
Co robimy poza salą szkoleniową
Szkolenie działa najlepiej jako część szerszej zmiany. Poniżej trzy ścieżki, które najczęściej łączą się z tym tematem.
Usługi doradcze
Optymalizacja procesów biznesowych
Jeśli proces ma zostać poprawiony przez nas, z analizą i wdrożeniem po naszej stronie.
Zobacz usługę →Audyty procesów
Jeśli najpierw chcesz wiedzieć, który proces wymaga uwagi w pierwszej kolejności.
Zobacz usługę →AI i automatyzacja procesów
Jeśli po uporządkowaniu procesu chcesz sprawdzić, co da się zautomatyzować.
Zobacz usługę →