Doradztwo i wdrożenia · Dane i KPI
Zarządzanie danymi i KPI: wiarygodne informacje do decyzji zarządczych
Porządkujemy definicje, źródła i sposób liczenia wyników, ustalamy KPI powiązane z celami procesu i zasady ich przeglądu. Pracujemy na obecnych źródłach i raportach, a zmianę narzędzi rekomendujemy tylko wtedy, gdy jest naprawdę potrzebna.
Dla zarządów i dyrektorów, którzy otrzymują różne wersje tego samego wyniku, nie ufają raportom albo mają wskaźniki, które nie prowadzą do działania.
Umów konsultacjęCzym jest zarządzanie danymi i KPI?
Definicja
Zarządzanie danymi i KPI to doprowadzenie do stanu, w którym organizacja podejmuje decyzje na danych, którym ufa. Przedmiotem pracy jest to, co wynik naprawdę pokazuje: czy istnieje uzgodniona definicja wyniku i wiążące źródło, czy mierniki są powiązane z wynikiem procesu i czy dane docierają do osoby decydującej na czas.
To nie jest projekt informatyczny. Nie budujemy systemów, hurtowni ani rozwiązań big data. Porządkujemy to, co system już zbiera, i wskazujemy to, czego nie zbiera, a powinien. Jeśli potrzebna jest zmiana narzędzia, mówimy o tym w rekomendacjach, ale narzędzie jest ostatnim krokiem, nie pierwszym.
Zaczynamy od decyzji, nie od danych. Pytamy, jakie decyzje zapadają na tych danych i co się psuje, gdy dane są złe. Dopiero z tego wynika, które dane są ważne, a które organizacja zbiera z przyzwyczajenia.
Zakres ustalamy po diagnozie. Część problemów, które wyglądają na braki danych, jest w istocie brakiem decyzji o tym, kto i za co odpowiada.
Kiedy warto się tym zająć?
- Raport pokazuje jedno, hala albo dział drugie, i nikt nie umie wskazać, która liczba jest prawdziwa.
- Każdy dział przynosi własną wersję tego samego wyniku, a spotkanie schodzi na uzgadnianie liczb zamiast na decyzje.
- Plan jest korygowany do wykonania, więc strata znika z zestawienia, zamiast zostać usunięta.
- Wskaźników jest dużo, ale żaden nie prowadzi do decyzji, bo nikt na ich podstawie nie działa.
- Dane docierają za późno, żeby zareagować, więc zarządzanie jest reakcją na przeszłość.
- System pokazuje tylko część rzeczywistości, bo krótkich przestojów, oczekiwania i korekt nie widać w żadnym raporcie.
Zakres
Co obejmuje doradztwo w zarządzaniu danymi i KPI?
Zakres ustalamy po diagnozie. Poniżej elementy, nad którymi pracujemy, dobrane do problemu.
Diagnoza danych, na których zapadają decyzje
Skąd pochodzą, kto je wprowadza, ile wersji wyniku funkcjonuje równolegle i gdzie liczby rozjeżdżają się z tym, co dzieje się naprawdę.
Uzgodniona definicja wyniku i wiążące źródło
Które źródło jest wiążące dla danej decyzji, jak liczony jest wynik i skąd biorą się różnice między widokami. Bez tego rozmowa o poprawie jest sporem o liczby, a nie o działania.
Zestaw KPI powiązanych z wynikiem procesu
Które mierniki realnie opisują wynik i jego przyczyny, a które są zbierane z przyzwyczajenia. Każdy z jednoznaczną definicją, źródłem i reakcją na odchylenie, bo miernik bez reakcji jest tylko liczbą w tabeli.
Punkty i zasady zbierania danych
Gdzie dana powstaje, kto odpowiada za jej jakość i jak wychwycić to, czego system dziś nie rejestruje, a co realnie wpływa na wynik: krótkie przestoje, oczekiwanie, korekty.
Rytm przeglądu i droga od danej do decyzji
Kto, kiedy i na jakich danych omawia wynik oraz w którym momencie odchylenie staje się decyzją z właścicielem i terminem.
Rekomendacja narzędziowa, jeśli jest potrzebna
Dopiero gdy definicje i mierniki są ustalone, wskazujemy, co warto zmienić w systemie. Narzędzie wdrożone bez uzgodnionych definicji przenosi te same rozbieżności do nowego systemu.
Przebieg
Jak przebiega zarządzanie danymi i KPI?
Ustalenie decyzji i pytania
Jakie decyzje zapadają na tych danych, co się psuje, gdy są złe, i jaki wynik chcemy poprawić. To wyznacza, które dane są ważne.
Diagnoza danych i mierników
Skąd pochodzą, ile jest wersji wyniku, które KPI opisują rzeczywistość, a które są martwe. Zestawiamy raport z tym, co dzieje się naprawdę.
Projekt jednej wersji i zestawu KPI
Wiążące źródło, sposób liczenia wyniku, mierniki powiązane z wynikiem procesu oraz punkty i właściciele danych.
Rytm przeglądu i droga do decyzji
Kto, kiedy i jak omawia wynik, w którym momencie odchylenie staje się zadaniem, i jak wygląda reakcja.
Pilotaż na wybranym obszarze
Sprawdzamy nowe mierniki i rytm na jednym dziale lub procesie, zanim obejmą całość. Pilotaż pokazuje, czego nie widać w projekcie.
Wdrożenie i przekazanie
Rozszerzamy rozwiązanie, przekazujemy właścicielom mierniki, zasady zbierania i rytm przeglądu.
Czas zależy od liczby źródeł danych i tego, ile wersji wyniku trzeba uzgodnić. Najdłuższy bywa etap uzgodnienia jednej wersji, bo to on dotyka sporów między działami.
Rezultat
Co otrzymujesz?
Mapa źródeł i przepływu danych
Skąd pochodzą dane, przez co przechodzą i w którym miejscu ich sens się zmienia. Punkt wyjścia do każdej decyzji o tym, co poprawić.
Rejestr rozbieżności i luk
Gdzie liczby rozjeżdżają się między systemami, których danych brakuje i jak duża jest skala. Do tego wskazanie, które luki zaniżają obraz problemu.
Karty definicji KPI
Dla każdego miernika: co mierzy, skąd pochodzą dane, kto odpowiada za jakość i jaka reakcja następuje po przekroczeniu progu.
Model odpowiedzialności za dane
Kto jest właścicielem której danej i wyniku, oraz kto rozstrzyga, które źródło jest wiążące dla danej decyzji.
Standard przeglądu wyniku
Kto, kiedy i na jakich danych omawia wynik oraz jak odchylenie przechodzi w zadanie z właścicielem i terminem.
Plan zmian w raportowaniu
Co uporządkować w danych i miernikach od razu, a co warto zmienić w narzędziu, wraz z kolejnością i uzasadnieniem.
Decyzje
Co zyskujesz?
Na podstawie diagnozy danych, definicji KPI i projektu sposobu zarządzania wynikiem zarząd może zdecydować:
Jak uzgodnić wynik, gdy działy pokazują różne liczby
Rozstrzygnięcie nie polega na wyborze jednego raportu, lecz na wspólnej definicji, jawnych zasadach liczenia i wskazaniu, które źródło jest wiążące dla której decyzji.
Które mierniki zostawić, a które usunąć
Część wskaźników jest zbierana z przyzwyczajenia i nikt na nie nie reaguje. Ich utrzymywanie kosztuje czas zespołów, a decyzji nie wspiera.
Gdzie luki w danych zaniżają skalę problemu
Jeśli system rejestruje część rzeczywistości, decyzje zapadają na zaniżonym obrazie. Pokazujemy, którą część wyniku da się wiarygodnie oszacować, a gdzie potrzebny jest dodatkowy pomiar.
Kto odpowiada za jakość danych
Dana bez właściciela bywa błędna, bo nikt nie odpowiada za jej poprawność. Przypisanie odpowiedzialności rozstrzyga się organizacyjnie, nie technicznie.
Czy problem wymaga nowego narzędzia, czy uporządkowania
Inwestycję technologiczną można ocenić dopiero po ustaleniu, czego nie da się naprawić organizacyjnie. Inaczej narzędzie przenosi obecne rozbieżności do nowego systemu.
Sposób pracy, diagnoza i projekt zmiany
Jak wygląda taki projekt?
Duża firma produkcyjna sprzedająca do sieci detalicznych, z rozproszoną strukturą sprzedaży w dwóch lokalizacjach. Zarząd podejmował decyzje na danych z dwóch systemów raportowych. Pytanie było proste: która liczba jest prawdziwa.
Dwa systemy raportowe dawały różne wyniki dla tych samych klientów. Jeden z nich był na tyle niepełny, że raporty trzeba było ręcznie uzupełniać z drugiego, angażując dodatkowo IT. Do tego 7 627 zamówień bez planowanej daty wysyłki, czyli 3% wszystkich, oraz kilkadziesiąt równoległych arkuszy w organizacji, każdy z własną definicją wyniku. Nie było jednego, uzgodnionego obrazu wyniku: dane były rozproszone między systemami i kilkudziesięcioma arkuszami.
Model docelowy uzgodniony z klientem: wiążące źródło wyniku i sposób jego liczenia, zestaw mierników opisujących realnie proces (bezbłędność zamówień, czas realizacji, terminowość, produktywność, satysfakcja klienta), każdy z właścicielem i punktem zbierania danych, oraz codzienny przegląd, na którym odchylenie staje się zadaniem, a nie tematem do omówienia.
Projekt objął diagnozę danych i projekt zmiany wraz z harmonogramem wdrożenia. Wdrożenia nie obejmował, więc nie przypisujemy mu jego efektów. Część problemów, które ujawniły się przy okazji, leżała w samym procesie, nie w danych.
Opinie
Klienci o sposobie pracy Sigla Consulting
„Współpraca z zespołem Sigla Consulting obejmowała szczegółową analizę procesów sprzedażowych i benchmarking rynkowy. Na tej podstawie przygotowano raport z rekomendacjami optymalizacji struktur i procesów sprzedaży. Projekt został zrealizowany terminowo, z wysokim poziomem merytorycznym i pełnym profesjonalizmem.”
„Projekt został przeprowadzony w sposób profesjonalny i dokładny z dużym zaangażowaniem doradcy, który rozumiał nasze potrzeby oraz wyzwania. Efekty przeprowadzonych zmian są widoczne już w pierwszych miesiącach po wdrożeniu.”
„Prace przeprowadzono w sposób uporządkowany, analityczny i praktyczny, z dobrym zrozumieniem realiów środowiska produkcyjnego i zorientowaniem na konkretne możliwości poprawy efektywności operacyjnej.”
Sprawdź, którym danym naprawdę można ufać
W krótkiej rozmowie ustalimy, czy problemem jest jakość danych, brak jednej wersji wyniku, czy mierniki, które nic nie mówią. Od tego zależy, czy potrzebne jest uporządkowanie danych, zmiana mierników, czy dopiero na końcu narzędzie.
FAQ
Najczęstsze pytania o zarządzanie danymi i KPI
Co dokładnie obejmuje ta usługa?
Kiedy potrzebny jest system BI albo hurtownia, a kiedy nasza praca?
Mamy dużo raportów i wskaźników. Co jeszcze zobaczycie?
Czym jest KPI, który faktycznie działa?
Kto prowadzi projekt i za co odpowiada każda ze stron?
Ile to trwa?
Co jeśli problem nie jest w danych, tylko w procesie?
Powiązane usługi
Zobacz też
Nie wiesz, od czego zacząć? Umów konsultację. Powiemy, czy problem leży w danych, w procesie, który je tworzy, czy w sposobie podejmowania decyzji.
Usprawnianie procesów
Gdy dane są objawem, a problem leży w przebiegu pracy, który je tworzy.
Zobacz →Diagnoza procesów
Gdy nie ma zgody co do tego, gdzie leży problem i która liczba jest prawdziwa.
Zobacz →Transformacje procesowe
Gdy dane są jednym z kilku obszarów zmiany obejmującej całą organizację.
Zobacz →